Datensätze suchen

Damit Sie nach dem Aufrufen eines Moduls einen bestimmten Datensatz ansehen oder bearbeiten können, müssen Sie zunächst eine Suche durchführen. Für die Suche nach bereits vorhandenen Datensätzen steht Ihnen auf der rechten Seite des Programmfensters ein eigener Bereich zur Verfügung. Dieser Bereich ist beim Start des Moduls standardmäßig ausgeblendet. Um diesen Bereich einzublenden klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Damit öffnen Sie die Seitenleiste Navigieren rechts im Programmfenster.

Die Seitenleiste Navigieren besteht aus mehreren Teilansichten, die für unterschiedliche Recherche-Aufgaben genutzt werden können. Im Folgenden werden die Funktionen der unterschiedlichen Teilansichten am Beispiel des Moduls Sammlung vorgestellt.

Die Ansicht Suche ist die Startansicht der Seitenleiste Navigieren. Diese Ansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, gezielt in einzelnen Datenfeldern zu suchen. Dafür steht Ihnen im Bereich Aktive Suche eine Auswahl von Suchfeldern zur Verfügung.

Welche Datenfelder hier für die Suche angeboten werden, hängt von der Einstellung im Auswahlfeld Aktive Suche ab. Dort ist beim Aufruf der Seitenleiste Navigieren die Standardsuche des zugehörigen Moduls voreingestellt. Direkt unter dem Auswahlfeld Aktive Suche befindet sich eine Eingabemaske mit einer Auswahl von Feldern, die für die Suche genutzt werden können.

Sie können nun eines oder mehrere der dort vorhandenen Felder nutzen, um Ihre Suchkriterien zu definieren. Geben Sie dazu die gesuchten Inhalte in die jeweiligen Suchfelder ein. Sie können darüber hinaus auch kein Suchkriterium definieren, d.h. alle Felder der Suchmaske leer lassen. Eine anschließende Suche findet dann alle Objekte des geöffneten Moduls.

Wenn Sie in der aktiven Suchmaske nicht die Kombination von Feldern finden, die Sie benötigen, können Sie zu einer anderen Suchmaske, die für Ihre Zwecke besser geeignet ist, wechseln. Über die Schaltfläche im Aufklappmenü des Feldes Aktive Suche können Sie die gewünschte Suchmaske auswählen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, weitere Suchfelder auf einer Suchmaske zu ergänzen oder eine neue Suchmaske zu erstellen. Um Suchfelder zu ergänzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchfeld hinzufügen rechts neben dem Auswahlfeld Aktive Suche. Markieren Sie anschließend im erscheinenden Dialogfenster Suchfeld auswählen die gewünschten Felder und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Daraufhin schließt sich das Dialogfenster Suchfeld auswählen und die ausgewählten Felder werden unten an die aktive Suchmaske angefügt. Wenn Sie die aktive Suchmaske wieder auf den Ausgangzustand zurücksetzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche zurücksetzen rechts neben dem Auswahlfeld.

Um eine neue Suchmaske zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche konfigurieren. Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, öffnet sich das Fenster Suche konfigurieren. Legen Sie über die Schaltfläche Such-Definition hinzufügen eine neue Suchdefinition an.

Den neu erstellten Datensatz können Sie nun bearbeiten und Ihre eigenen Suchkriterien definieren. Nachstehend finden Sie eine Übersicht der einzelnen Felder mit den jeweiligen Funktionen:

Feldname	Funktionen
Name	In diesem Feld können Sie einen Text direkt eingeben. Im Bereich Suche kann dieses Textfeld z.B. für die Eingabe eines Titels für Ihre Suche genutzt werden.
Typ	Das Feld Typ definiert den Teilbereich der Seitenleiste Navigieren, dem Sie neue Suchfelder zuordnen möchten. Standardmäßig ist hier der Typ Suche eingestellt. Optional können Sie über die Schaltfläche die Teilbereiche Letzte Änderungen, Objektgruppen, Filter oder Thesaurus auswählen.
Benutzer	Das Feld Benutzer gibt den Namen der aktuell angemeldeten Benutzerin bzw. des aktuell angemeldeten Benutzers aus. Der hier ausgegebene Name entspricht dem Anmeldenamen bei BeeCollect Professional.
Primäre Suche	Setzen Sie den Haken bei Primäre Suche, so wird die aktuelle Suchmaske als Standardsuche definiert und bei jedem neuen Aufruf des Teilbereichs Suche als aktive Suche angezeigt.
Kommentar	Das Feld Kommentar steht für ergänzende Hinweise zur Verfügung.

Im Bereich Suchfelder können Sie beliebig viele Felder zu Ihrer Suchmaske hinzufügen oder entfernen. Ein neues Suchfeld fügen Sie über die Schaltfläche neuen Eintrag hinzufügen rechts neben dem Datenfeld hinzu. In der erscheinenden Suchfeldauswahl können Sie Ihr gewünschtes Datenfeld suchen und über die Schaltfläche Zuordnen zur Suchmaske hinzufügen.

Wenn Sie die gewünschten Felder Ihrer Suchmaske zugeordnet haben, können Sie die Suchfeldauswahl über die Schaltfläche schließen.

Mit Klick auf die einzelnen Suchfelder werden im Bereich Details Suchfeld weitere Informationen zum Suchfeld angezeigt. Diese Informationen können Sie bearbeiten. Nachstehend finden Sie eine Übersicht der einzelnen Felder mit den jeweiligen Funktionen:

Feldname / Icon	Funktionen
Spaltenname	Der Spaltenname gibt den Namen der Spalten des Datenfeldes in der SQL-Server-Datenbank an.
Originalbeschriftung	Die Originalbeschriftung bezieht sich auf die Bezeichnung des Datenfeldes in der Benutzeroberfläche von BeeCollect Professional.
Zeige in Kriterien	Setzen Sie den Haken bei Zeige in Kriterien, wird das Suchfeld in den Standard-Suchfeldern der Suchmaske angezeigt.
Zeige im Ergebnis	Setzen Sie den Haken bei Zeige im Ergebnis, wird das Suchfeld in den Ergebnisfeldern der Suchmaske angezeigt.
Spaltenmodus	Im Bereich Spaltenmodus können Sie über die Schaltfläche die Größe des Suchfeldes bestimmen. Bei der Automatischen Breite wird die Spaltengröße an den Inhalt automatisch angepasst. Für die Feste Breite können Sie im Feld Breite eine feste Pixelanzahl vorgeben. Wählen Sie den Spaltenmodus Feste Breite (AutoHide), wird das Suchfeld in der Ergebnisspalte nur dann angezeigt, wenn zusätzlicher Platz im Umfang der im Feld Breite angegebenen Pixelanzahl für dieses Feld zur Verfügung steht. Ist der verfügbare Platz bereits mit anderen Ergebnisfeldern belegt, wird das Feld mit dem Spaltenmodus Feste Breite (AutoHide) automatisch ausgeblendet. Beim Spaltenmodus Relativ steht die Breite der Spalten im Verhältnis der im Feld Breite zugewiesenen Pixelzahlen zu einander. Spalten mit der gleichen angegebenen Pixelzahl im Feld Breite erhalten die gleiche Breite.
Breite	Hier können Sie die Pixelzahl für die Breite der Ergebnisspalten beliebig verändern.
Beziehungspfad	Hier wird der SQL-Pfad zu Referenzfeldern aus anderen Modulen hinterlegt. Der Beziehungspfad dient der reinen Anzeige und kann nicht verändert werden.
Beschriftung	Hier können Sie eine eigene Bezeichnung für das Suchfeld hinzufügen. Diese Bezeichnung wird in Ihrer aktiven Suche angezeigt.
	Mit den Schaltflächen und haben Sie die Möglichkeit, die Position des ausgewählten Suchfeldes zu ändern. Die hier festgelegte Reihenfolge wird in Ihre aktiven Suche übernommen.

Um eine Suche mit den in der aktiven Suchmaske festgelegten Kriterien durchzuführen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Suche starten direkt unter der Suchmaske.

Die zu Ihren Suchkriterien gefundenen Datensätze werden im Ergebnisbereich unter der Suchmaske angezeigt. Die standardmäßige Darstellung erfolgt in Form einer Liste mit mehreren vorkonfigurierten Spalten.

Die Anzeige der Suchergebnisse kann auch in Form eines Vorschaubildes mit der Inventarnummer als Bildunterschrift erfolgen. Um die Darstellung der Suchergebnisse auf Vorschaubilder umzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeige ganz rechts in der blauen Symbolleiste direkt über dem Anzeigebereich der Suchergebnisse.

Um die Darstellung wieder in Listenform zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeige an derselben Stelle.

Standardmäßig erfolgt die Suche nach den eingegebenen Suchbegriffen unabhängig davon, an welcher Position im Zielfeld der gesuchte Begriff auftaucht. Das Vorkommen eines bestimmten Suchbegriffs, z.B. Tisch, führt dabei immer zum Treffer, ganz gleich, ob der Begriff sich am Anfang (Tischleuchte), am Ende (Esstisch) oder in der Mitte (Auftischen) des Zielfeldes befindet. Auch auf Groß- und Kleinschreibung wird dabei keine Rücksicht genommen.

Dieses standardmäßige Suchverhalten kann durch die Verwendung verschiedener Operatoren abgewandelt werden. Folgende Operatoren stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Die Ansicht Letzte Änderungen öffnen Sie, indem Sie auf den entsprechend beschrifteten Bereich rechts neben Suche in der Seitenleiste Navigieren klicken. In dieser Ansicht finden Sie zwei Datumsfelder, deren Werte standardmäßig auf den aktuellen Tag vorbelegt sind. Mit diesen beiden Feldern bestimmen Sie Anfangs- und Endpunkt des Zeitraums, in dem gesucht werden soll. Als Kriterium der Suche dient der Zeitpunkt der letzten Änderung eines Datensatzes.

Mit Klick auf die Schaltfläche Suche starten wird die Suche durchgeführt. Im Anzeigebereich unter der Suchmaske werden alle Datensätze angezeigt, deren letztes Änderungsdatum innerhalb des definierten Suchzeitraums liegt.

Wenn Sie vor dem Ausführen der Suche den Haken im Kontrollkästchen vor Zeige nur meine Änderungen setzen, dann werden als Suchergebnisse nur solche Datensätze gezeigt, deren letzte Änderung von Ihnen selbst vorgenommen wurde.

Die Ansicht Objektgruppen öffnen Sie, indem Sie in der Seitenleiste Navigieren auf den Bereich rechts neben Letzte Änderungen klicken. In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, sich die Mitglieder einer Liste von Objekten, die im Modul Objektgruppen angelegt wurde, anzeigen zu lassen.

Wenn Sie in der Ansicht Objektgruppen der Seitenleiste Navigieren eine bestimmte Objektgruppe auswählen möchten, klicken Sie auf den Bereich rechts neben Objektgruppe. Dort ist als Starteinstellung eine blau gestrichelte Linie zu sehen. Nach der Auswahl einer Objektgruppe wird die Datensatz-ID der Objektgruppe angezeigt.

Markieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Objektgruppe auswählen die gewünschte Objektgruppe. Setzen Sie optional den Haken vor Zeige nur meine Objektgruppen, um sicherzustellen, dass nur Objektgruppen zur Auswahl angeboten werden, die von Ihnen selbst angelegt wurden.

Nutzen Sie bei Bedarf außerdem das Feld Filtern, um die angebotene Auswahl der Objektgruppen weiter einzuschränken. Geben Sie dort den Namen (oder nur den Anfang des Namens) einer Objektgruppe ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Objektgruppen filtern rechts neben dem Feld.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um die Mitglieder der markierten Objektgruppe im Anzeigebereich der Ansicht Objektgruppen aufzurufen.

Die Ansicht Filter öffnen Sie, indem Sie in der Seitenleiste Navigieren auf den Bereich rechts neben Objektgruppen klicken. Sie zeigt Ihnen alle Sammlungsobjekte, die sich im Filter des Moduls Sammlung befinden. Der Filter ist eine Art Zwischenspeicher für Datensätze, der im Verlauf einer Arbeitssitzung manuell gefüllt werden kann. Wie Sie diesen Zwischenspeicher mit von Ihnen gewählten Datensätzen bestücken können, erfahren Sie im Kapitel Mit Suchergebissen arbeiten im Abschnitt Datensätze zum Filter hinzufügen.

Die Ansicht Thesaurus öffnen Sie, indem Sie in der Seitenleiste Navigieren auf den Bereich rechts neben Filter klicken. Diese Ansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, die vorhandenen Sammlungsobjekte entlang der im Modul Sammlung zugeordneten hierarchischen Vokabulare zu durchsuchen.

Alle Vokabulare, die für die Thesaurus-Recherche genutzt werden können, stehen im Auswahlfeld Thesaurus zur Verfügung. Wählen Sie dort den gewünschten Thesaurus über das Aufklappmenü aus. Anschließend wird dieser Thesaurus im Anzeigebereich direkt unterhalb des Auswahlfeldes angezeigt. Direkt zu sehen sind alle Begriffe der obersten Hierarchieebene. Verfügt einer dieser Begriffe über untergeordnete Elemente, sind diese mit einem vorangestellten Plus markiert. Durch Klick auf das Plus kann die nächste Ebene des Thesaurus aufgeklappt werden.

Um nun alle Objekte, die einem bestimmten Thesaurus-Begriff zugeordnet sind, anzuzeigen, markieren Sie den zugehörigen Thesaurus-Zweig. Die damit verknüpften Sammlungsobjekte werden daraufhin im Ergebnisbereich aufgerufen.

Der Anzeigebereich für den Thesaurus kann übrigens nach unten hin erweitert werden. Fahren Sie dazu mit der Maus über den oberen Rand des blauen Begrenzungsbalkens, der sich direkt unter dem Anzeigebereichs für den Thesaurus befindet.

Sobald sich der Mauszeiger an der Nahtstelle zwischen dem Anzeigebereich des Thesaurus und dem blauen Begrenzungsbalken befindet, verwandelt sich der Mauszeiger in ein Doppelpfeil-Symbol. Drücken Sie nun die linke Maustaste und ziehen Sie den Anzeigebereich für den Thesaurus nach unten. Halten Sie dabei die linke Maustaste solange gedrückt, bis die gewünschte Zielposition erreicht ist. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, wird der Anzeigebereich an der Zielposition arretiert.

Im Abschnitt Datensätze suchen wurde gezeigt, wie Sie mit Hilfe der unterschiedlichen Ansichten der Seitenleiste Navigieren nach vorhandenen Sammlungsobjekten suchen können. Die Ergebnisse der dabei durchgeführten Suchen können anschließend genutzt werden, um z.B. einen Datensatz im Modul Sammlung zu bearbeiten oder eine Liste von Sammlungsobjekten zu exportieren. Im Abschnitt Mit Suchergebnissen arbeiten werden die wichtigsten Aktionen am Beispiel des Moduls Sammlung vorgestellt.