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Stammdaten
Stammdaten bearbeiten
Die Stammdaten eines Leihvertrags können Sie im Hauptformular des Moduls Leihvertrag ganz oben bearbeiten.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
HINWEIS: Die folgende Übersicht orientiert sich an der Demoversion von BeeCollect Professional und kann hinsichtlich der Feldbezeichnung, -anzahl und -funktion von Ihrer genutzten Version abweichen. Anpassungen an der Feldbelegung eines Moduls können grundsätzlich im administrativen Bereich von BeeCollect Professional vorgenommen werden.
| Feldname | Funktionen |
|---|---|
| Leih.Typ | In diesem Feld definieren Sie, um welche Art von Leihvertrag es sich handelt. Über die Schaltfläche  können Sie z.B. festlegen, ob es sich bei dem Vertrag um eine Leihgabe handelt, bei der Sie ein Objekt leihen [Leihvertrag (nehmend)] oder verleihen [Leihvertrag (gebend)]. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrative Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden. |
| Leihvertrag Nr. | In diesem Feld können Sie eine Nummer für den aktuellen Leihvertrag vergeben. Eine mögliche Nummerierung ist z.B. die fortlaufende Nummerierung der Leihverträge nach ihrer Erstellung. Über die Schaltfläche  Wiederholfeldeinträge bearbeiten können Sie weitere Nummern vergeben und bearbeiten. |
| Gesuchsdatum | In diesem Feld können Sie das Datum, an dem Sie einen Leihanfrage gestellt oder erhalten haben, direkt eingeben. Zusätzlich zur direkten Texteingabe können Sie die Schaltflächen rechts neben dem Textfeld zur Bestimmung des Gesuchsdatums nutzen. Über die Schaltfläche  Heutiges Datum auswählen wird das aktuelle Datum dem Textfeld automatisch hinzugefügt. Über die Schaltfläche  Datum auswählen können Sie mit Hilfe eines Kalenders ein Datum wählen. |
| Vertragsdatum | In diesem Feld können Sie das Datum, an dem Sie einen Leihvertrag geschlossen haben, direkt eingeben. Zusätzlich zur direkten Texteingabe können Sie die Schaltflächen rechts neben dem Textfeld zur Bestimmung des Vertragsdatums nutzen. Über die Schaltfläche Heutiges Datum auswählen wird das aktuelle Datum dem Textfeld automatisch hinzugefügt. Über die Schaltfläche Datum auswählen können Sie mit Hilfe eines Kalenders ein Datum wählen. |
| Titel | In diesem Feld können Sie einen Text direkt eingeben. Im Modul Leihvertrag kann das Textfeld z.B. für die Eingabe eines Titels für den Leihvertrag genutzt werden. Der Titel ist bei verknüpften Datensätzen in anderen Modulen, z.B. im Modul Sammlung für die Benutzer*innen sichtbar. |
| Ausstellung | In diesem Feld können Sie aus dem Modul Ausstellung die Ausstellung zuordnen, die die geliehenen oder verliehenen Objekte des aktuellen Leihvertrags beinhaltet. Jeder Leihvertrag kann nur genau einer Ausstellung zugewiesen werden. Eine Ausstellung ordnen Sie über die Schaltfläche  Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld zu. Suchen Sie im Dialogfenster über die Schaltfläche Suche starten eine Ausstellung. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Über die Schaltfläche  können Sie die aktuell zugeordnete Ausstellung entfernen. HINWEIS: Sobald Sie eine Ausstellung zugeordnet haben, können Sie dem Leihvertrag ausschließlich Objekte aus dieser Ausstellung hinzufügen. |
| Leihnehmer | In diesem Feld können Sie aus dem Modul Adressen den Namen der Leihnehmerin oder des Leihnehmers zuordnen. Einen Eintrag aus dem Modul Adressen ordnen Sie über die Schaltfläche Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld zu. Suchen Sie im Dialogfenster über die Schaltfläche Suche starten eine Adresse. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Über die Schaltfläche können Sie die aktuell zugeordnete Adresse entfernen. Beachten Sie, dass eine direkte Eingabe der Leihnehmerin oder des Leihnehmers nicht möglich ist. Für die Zuordnung des Namens muss ein Eintrag im Modul Adressen vorhanden sein. |
| Kontakt Leihnehmer | In diesem Feld können Sie aus dem Modul Adressen ggf. einen abweichenden Kontakt zuordnen. Einen Eintrag aus dem Modul Adressen ordnen Sie über die Schaltfläche Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld zu. Suchen Sie im Dialogfenster über die Schaltfläche Suche starten eine Adresse. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Über die Schaltfläche können Sie die aktuell zugeordnete Adresse entfernen. Beachten Sie, dass eine direkte Eingabe des Kontakts nicht möglich ist. Für die Zuordnung des Namens muss ein Eintrag im Modul Adressen vorhanden sein. |
| Leihgeber | In diesem Feld können Sie aus dem Modul Adressen den Namen der Leihgeberin oder des Leihgebers zuordnen. Einen Eintrag aus dem Modul Adressen ordnen Sie über die Schaltfläche Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld zu. Suchen Sie im Dialogfenster über die Schaltfläche Suche starten eine Adresse. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Über die Schaltfläche  können Sie die aktuell zugeordnete Adresse entfernen. Beachten Sie, dass eine direkte Eingabe der Leihgeberin oder des Leihgebers nicht möglich ist. Für die Zuordnung des Namens muss ein Eintrag im Modul Adressen vorhanden sein. |
| Kontakt Leihgeber | In diesem Feld können Sie aus dem Modul Adressen ggf. einen abweichenden Kontakt zur Leihgeberin oder zum Leigeber zuordnen. Einen Eintrag aus dem Modul Adressen ordnen Sie über die Schaltfläche Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld zu. Suchen Sie im Dialogfenster über die Schaltfläche Suche starten eine Adresse. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Über die Schaltfläche können Sie die aktuell zugeordnete Adresse entfernen. Beachten Sie, dass eine direkte Eingabe des Kontakts nicht möglich ist. Für die Zuordnung des Namens muss ein Eintrag im Modul Adressen vorhanden sein. |
| Status | In diesem Feld definieren Sie den aktuellen Status des Leihvertrags. Über die Schaltfläche können Sie z.B. festlegen, ob sich der aktuelle Leihvertrag auf eine geplante (Planung) oder abgeschlossene Leihgabe (Abgeschlossen) bezieht. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden. |
| Datum Status | Nachdem Sie im Feld Status eine Auswahl getroffen und den Status des aktuellen Leihvertrags angegeben haben (Siehe oben), wird in diesem Feld das Datum der Statusänderung automatisch hinzugefügt oder geändert. |
| Ausstell.zeitraum | Nachdem Sie im Feld Ausstellung (Siehe oben) eine Ausstellung aus dem Modul Ausstellung zugeordnet haben, wird in diesem Feld der Ausstellungszeitraum automatisch hinzugefügt. |
| Leihzeitraum | In diesem Feld können Sie das Jahr bzw. den Zeitraum der Leihgabe direkt eingeben. Zusätzlich zur direkten Texteingabe können Sie die Schaltflächen rechts neben dem Textfeld zur Bestimmung des Leihzeitraums nutzen. Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einem Dialogfenster, indem Sie Angaben zum genauen Datum machen sowie weitere Daten hinzufügen können. Zusätzliche Datierungen, z.B. die Gesamtdauer der Leihgabe, können Sie über die Schaltfläche  Neuen Eintrag hinzufügen ergänzen. Über die Schaltfläche  Datierung bearbeiten können Sie mit Hilfe eines Kalenders Ihre Datierungen bearbeiten. |
| Versich.zeitraum | Die Felder Versicherungszeitraum, Versicherungswert, Versicherungskosten und Versicherung sind abhängig vom Register Versicherung in der blauen Leiste direkt unter den Stammdaten. Nachdem Sie die Angaben im Register Versicherung ergänzt haben (Siehe Versicherungsdetails bearbeiten), werden die Felder Versicherungszeitraum, Versicherungswert, Versicherungskosten und Versicherung automatisch ausgefüllt. |
| Versich.wert | |
| Versich.kosten | |
| Versicherung | |
| Transportkosten | Die Felder Transportkosten, Hintransport durch und Rücktransport durch sind abhängig vom Register Transport in der blauen Leiste direkt unter den Stammdaten. Nachdem Sie die Angaben im Register Transport ergänzt haben (Siehe Transportdetails bearbeiten), werden die Felder Transportkosten, Hintransport durch und Rücktransport durch automatisch ausgefüllt. |
| Hintransport durch | |
| Rücktransport durch |