Berichte erstellen

Im Modul Berichte von BeeCollect Professional können Sie Berichtsvorlagen in den Dateiformaten Microsoft Word und Microsoft Excel erstellen. Um das Modul Berichte zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Menü von BeeCollect Professional über die Schaltfläche Menü in der Symbolleiste am rechten oberen Rand des Programmfensters.
2. Wählen Sie das Modul Berichte im Bereich Administration mit einem Doppelklick aus.

Wie in allen anderen Modulen öffnet sich nach dem Start eine leere Datenmaske. Damit Sie mit dem Modul arbeiten können, müssen Sie einen bereits vorhandenen Datensatz öffnen oder einen neuen Datensatz anlegen.

Um einen neuen Bericht anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie über die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen einen neuen Datensatz. Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, öffnet sich das Fenster Container auswählen. Die Zuweisung eines Daten-Containers dient dazu, die Datensätze eines Moduls zu Gruppen zusammenzufassen. Darüber hinaus dient sie der Rechteverwaltung. Durch die Zuweisung eines Containers wird definiert, welche Benutzer*innen die Berichtsdatensätze im Modul Berichte sehen und bearbeiten können.
2. Wählen Sie den Container, dem Sie die neue Berichtsvorlage zuordnen möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt haben, öffnet sich ein neuer Datensatz. Der Datensatz ist standardmäßig auf bestimmte Kriterien voreingestellt. Diese Angaben können Sie ändern.

Die Stammdaten eines Berichts können Sie im Hauptformular des Moduls Berichte ganz oben bearbeiten. Die Stammdatenfelder sind standardmäßig auf bestimmte Werte voreingestellt.

Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Name	In diesem Feld können Sie den Titel eines Berichts eingeben. Dieser Titel wird den Benutzer*innen im Zielmodul angezeigt.
Modul	Hier ordnen Sie das Modul zu, in dem der Bericht verwendet werden soll. Jeder Bericht kann nur genau einem Zielmodul zugewiesen und auch nur dort genutzt werden. Die Auswahl des Moduls hat außerdem Auswirkung auf die Datenfelder, die Ihnen für die Erstellung des Berichts zur Verfügung stehen. Standardmäßig ist das Modul Sammlung voreingestellt. Wenn Sie einen Bericht z.B. für das Modul Ausstellung anlegen möchten, wählen Sie zunächst die Schaltfläche Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten das Modul Ausstellung. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen.
Format	In diesem Feld definieren Sie das Ausgabeformat des Berichts. Standardmäßig ist das Dateiformat Microsoft Word voreingestellt. Über die Schaltfläche können Sie das Dateiformat auf Microsoft Excel ändern.
Abfrage-Typ	Mit dem Abfrage-Typ legen Sie fest, wie viele Datenfelder in Ihrem Bericht ausgegeben werden können. Über die Schaltfläche können Sie zwischen einem kleinen, mittleren oder großen Datenumfang wählen. Bei diesen Abfrage-Typen handelt es sich um fest implementierte Abfragen, die einen vordefinierten Umfang von Datenfeldern bereitstellen. Die Abfrage-Typen benutzerdefinierte und kundenspezifische Anfrage sind standardmäßig leer und enthalten keine Datenfelder.
Vorlagentyp	Der Vorlagentyp legt fest, in welcher Form die Daten im Bericht verarbeitet werden. Sollen die ausgewählten Datensätze mit einem Seitenumbruch voneinander getrennt angezeigt werden, wählen Sie den Vorlagentyp Seite. Mit dem Vorlagentyp Tabelle können Sie mehrere Datensätze in einer Listendarstellung ausgeben. Jeder Datensatz nimmt dabei eine Zeile der Tabelle ein. Beim Vorlagentyp Etikett werden die Datensätze in einer Tabelle von links nach rechts (Zelle für Zelle) angeordnet.
Dokumentvorlage	Hier wird der Bericht mit einer Vorlagendatei verknüpft. Als Dateiformat können hier die Microsoft Office XML Formate *.docx (Microsoft Word) und *.xlsx (Microsoft Excel) verwendet werden. Die Vorgängerformate *.doc sowie *.xls werden von BeeCollect Professional nicht unterstützt. Die Vorlagendatei kann in einem vordefinierten Verzeichnis des lokalen Netzwerks oder in einem Cloudsystem hinterlegt werden. Eine bereits vorhandene Vorlagendatei können Sie über die Schaltfläche wählen. Eine Kopie der Vorlagendatei wird daraufhin im Vorlagenordner von BeeCollect Professional abgelegt. Der Pfad zum Vorlagenordner ist in den Systemeinstellungen hinterlegt. Im Feld Dokumentvorlage wird der Name der Vorlagendatei hinterlegt. Wenn Sie keine vorhandene Vorlagendatei einbinden, sondern eine neue Vorlagendatei erzeugen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Berichtsvorlage erzeugen. Die neue leere Vorlagendatei wird entsprechend des eingestellten Vorlagen-Typs im zentralen Vorlagenordner erzeugt und direkt geöffnet. Als Name der Vorlagendatei wird die ID des Berichtsdatensatzes hinterlegt. Dieser ist im Feld Dokumentvorlage zu sehen. Um den Bezug zur hinterlegten Vorlagendatei zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche Vorhandene Berichtsvorlage löschen. Dabei wird der Name der Vorlagendatei aus dem Feld Dokumentvorlage entfernt und damit der Bezug des Berichts zur Vorlagendatei aufgehoben. Die Vorlagendatei selbst wird nicht gelöscht und befindet sich weiterhin im zentralen Vorlagenordner. Über die Schaltfläche Berichtsvorlage bearbeiten öffnen Sie die hinterlegte Berichtsvorlage, die Sie jetzt bearbeiten können. Bitte achten Sie darauf, dass Änderungen, die Sie in der Vorlagendatei, z.B. einem Word-Dokument, vornehmen, auch dort gespeichert werden müssen, bevor Sie die Datei, z.B. in Word, schließen. HINWEIS: Es besteht die Möglichkeit, die Vorlagendateien in einem Cloudsystem zu hinterlegen. Wenn die Dokumentenvorlage in einem Cloud-Verzeichnis abgelegt ist, muss das Dokument zunächst über die Schaltfläche heruntergeladen werden, um Änderungen vorzunehmen. Bitte achten Sie auf jeden Fall auch darauf, die Datei nach dem Speichern Ihrer Änderungen über die Schaltfläche auch wieder in die Cloud hochzuladen. Die Schaltflächen für das Herunterladen und Hochladen von Dateivorlagen sind in der Benutzeroberfläche des Moduls Berichte nur dann zu sehen, wenn in den Systemeinstellungen von BeeCollect Professional ein Cloud-Verzeichnis für die Vorlagendateien definiert ist. In diesem Fall ist die Schaltfläche Berichtsvorlage bearbeiten, mit der Dateien aus dem lokalen Netzwerk geöffnet werden können, ausgeblendet.
Gruppe	Mit diesem Feld können Sie Ihre Berichte einer bestimmten Gruppe zuordnen. Die Berichte werden dann den Benutzer*innen im Zielmodul entsprechend der vorgenommen Gruppenzuordnung zur Auswahl angeboten. Geben Sie einen neuen Gruppennamen direkt ein oder wählen Sie über die Schaltfläche eine bestehende Gruppe aus, um Ihren Bericht zuzuordnen. Begriffe, die in diesem Feld eingegeben werden, werden automatisch im Aufklappmenü des Feldes Gruppe hinzugefügt und stehen dort für die weitere Verwendung zur Verfügung.
Öffentlicher Bericht	Wenn der Haken gesetzt ist, können alle berechtigten Benutzer*innen des Zielmoduls den Bericht sehen und verwenden.
Aktiv	Um den Bericht im Zielmodul sehen und nutzen zu können, muss der Haken gesetzt sein. Ist kein Haken gesetzt, ist der Bericht inaktiv und somit im Zielmodul nicht verfügbar.
Bearbeitbar durch Nutzer	Setzen Sie den Haken , können die berechtigten Benutzer*innen die Berichtsvorlage bei der Ausgabe im Zielmodul mit eigenen Informationen ergänzen, z.B. bei einer Briefvorlage.
Bemerkungen	Das Feld Bemerkungen steht für ergänzende Hinweise zur Verfügung.
Abfrage-Definition	Die Abfrage-Definition dient der Übersichtlichkeit in Ihrer Berichtsvorlage. Beispielsweise können Sie für einen besonders langen Befehl einen Platzhalter bestimmen. Dafür vergeben Sie für einen Befehl (Ausdruck) eine Zahl, die Sie in der Berichtsvorlage wie folgt angeben müssen: {*Zahl*}.

Unterhalb des Formularbereichs für die Eingabe der Stammdaten einer Berichtsvorlage finden Sie einen Formularbereich mit verschiedenen Registern. Die unterschiedlichen Register können über Text-Tabs in der blauen Leiste unter den Stammdaten aufgerufen werden.

Hier stehen Ihnen folgende Bereiche zur Verfügung:

Name	Funktionen
Datenfelder	Im Bereich Datenfelder stehen Ihnen Funktion und Datenfelder zur Verfügung, die Sie für die Berichtsausgabe verwenden können. Diese Funktionen und Datenfelder können Sie über Platzhalter in Ihre Vorlagendatei einbinden. Wie Sie die vorhandenen Datenfelder und Funktionen in eine Vorlagendatei einbinden können, erfahren Sie im Abschnitt Vorlagendatei bearbeiten in diesem Tutorial.
Benutzer	Hier können Sie Benutzer*innen definieren, die auf den Bericht zugreifen dürfen. Eine*n neue*n Benutzer*in fügen Sie über die Schaltfläche Neue Benutzer hinzufügen rechts neben dem Datenfeld hinzu. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten eine*n Benutzer*in (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Wenn Sie eine*n Benutzer*in entfernen möchten, wählen Sie die Benutzerin / den Benutzer aus und betätigen Sie die Schaltfläche Gewählte Benutzer löschen. HINWEIS: Die Zuweisung von Benutzer*innen ist nur dann sinnvoll, wenn die Option Öffentlicher Bericht in den Stammdaten nicht aktiviert ist. Ist diese Option aktiviert, können immer alle Benutzer*innen mit Berechtigung auf das Zielmodul den Bericht verwenden.
Benutzergruppen	Hier können Sie die Verwendung des Berichts auf bestimmte Benutzergruppen einschränken. Eine neue Benutzergruppe fügen Sie über die Schaltfläche Neue Benutzergruppe hinzufügen rechts neben dem Datenfeld hinzu. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten eine Benutzergruppe (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Wenn Sie eine Benutzergruppe entfernen möchten, wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und betätigen Sie die Schaltfläche Gewählte Benutzergruppe löschen. HINWEIS: Die Zuweisung von Benutzergruppen ist nur dann sinnvoll, wenn die Option Öffentlicher Bericht in den Stammdaten nicht aktiviert ist. Ist diese Option aktiviert, können immer alle Benutzer*innen mit Berechtigung auf das Zielmodul den Bericht verwenden.
Abfrage-Definition	In diesem Bereich können Sie längere Funktionsausdrücke, die in Ihre Vorlagendatei eingebunden werden sollen, hinterlegen. Die hier hinterlegten Funktionsausdrücke können Sie über einen kurzen Platzhalter in Ihre Berichtsvorlage einbinden. Dies dient der Übersichtlichkeit Ihrer Berichtsvorlage. Wie Sie Abfrage-Definitionen anlegen und in eine Vorlagendatei einbinden können, erfahren Sie im Abschnitt Vorlagendatei bearbeiten in diesem Tutorial.

Damit bei der Berichtsausgabe im Zielmodul auch die gewünschten Informationen in die Vorlagendatei einfließen, muss in der Vorlagendatei angegeben werden, welche Informationen an welcher Stelle des Vorlagendokuments erscheinen sollen. Um anzugeben, welche Informationen aus BeeCollect Professional in den Bericht einfließen sollen, stehen auf dem Register Datenfelder verschiedene Elemente zur Verfügung. Diese Elemente werden in einer Baumstruktur dargestellt und sind entsprechend Ihres Elementtyps in die folgenden vier Gruppen unterteilt. Jede der vier Gruppen bildet dabei ein Wurzelelement der Baumstruktur.

Damit bei der Berichtsausgabe die gewünschten Daten in die Vorlagendatei exportiert werden können, müssen die entsprechenden Funktionen und Felder aus dem Bereich Datenfelder in die Vorlagendatei eingebunden werden. Dies erfolgt über die Angabe der Feld- und Funktionsnamen in der Vorlagendatei. Durch eine definierte Schreibweise werden die Platzhalter für die Felder und Funktionen von herkömmlichem Text in der Vorlage unterschieden.

Die Schreibkonvention für die Datenfelder ergibt sich dabei relativ einfach, indem doppelte spitze Klammern um den Spaltennamen des Feldes gesetzt werden. So kann z.B. das Feld Inventarnr. mit dem Spaltennamen ObjInventarNrS über folgende Schreibweise in die Vorlagendatei eingebunden werden: «ObjInventarNrS».

Dabei ist es nicht erforderlich, die doppelten spitzen Klammern über die Tastatur einzugeben. Einfacher dürfte es sein, das gewünschte Feld im Bereich Datenfelder zu kopieren und in der Vorlage einzufügen. Die doppelten spitzen Klammern um den Spaltennamen werden beim Einfügen in der Vorlagendatei automatisch hinzugefügt.

Um ein Feld aus der Baumstruktur in die Zwischenablage zu kopieren stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Klicken Sie doppelt auf das Feld in der Baumstruktur.
• Markieren Sie das Feld in der Baumstruktur und drücken Sie die Tastenkombination Strg + C.
• Markieren Sie das Feld in der Baumstruktur und klicken Sie auf die Schaltfläche ganz oben in der rechten Seitenleiste des Bereichs Datenfelder.

Die beschriebenen Varianten beim Kopieren der Datenfelder funktionieren in gleicher Weise bei den Funktionen und Steuerfeldern. Diese werden aber beim Einfügen in die Vorlagendatei nicht mit doppelten spitzen Klammern, sondern mit einfachen eckigen Klammern eingefügt.

Generell gilt, dass es nur in bestimmten Fällen ausreicht, den Platzhalter für ein Feld oder eine Funktion in der Vorlagendatei zu platzieren, um bei der Ausgabe das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Typischerweise muss das Zusammenspiel von Datenfeldern, Funktionen und Steuerfeldern durch die Definition bestimmter Funktionsparameter jeweils noch für die konkrete Ausgabe angepasst werden. Dabei gilt es eine Reihe von Regeln zu beachten. Diese sind in den Berichtsfunktionen ausführlich beschrieben.

Bei der Definition von Platzhaltern für die Ausgabe bestimmter Datenfelder entstehen teilweise recht komplexe und umfangreiche Funktionsausdrücke, die sich manchmal nur recht umständlich und mitunter auch gar nicht in ein bestimmtes Vorlagendesign einbinden lassen. Das Register Abfrage-Definitionen bietet deshalb die Möglichkeit, bestimmte Funktionsausdrücke, die in Ihre Vorlagendatei eingebunden werden sollen, in einem Feld zu hinterlegen und anschließend über einen numerischen Platzhalter in die Vorlagendatei einzubinden.

Um auf dem Register Abfrage-Definitionen einen Funktionsausdruck zu hinterlegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen eine neue Zeile in der Listenansicht Einträge.
2. Geben Sie in der Bearbeitungsansicht des neuen Eintrags im Feld Schlüssel eine Zahl an.
3. Tragen Sie im Feld Ausdruck / Funktion den Text des Funktionsausdrucks ein.

Nach dem Speichern des Berichtsdatensatzes steht der neue Eintrag für die Nutzung in der Vorlagedatei zur Verfügung. Die Einbindung des bei diesem Eintrag hinterlegten Funktionsausdrucks in die Vorlagendatei erfolgt über die im Feld Schlüssel angegebene Zahl. Diese muss in der Berichtsvorlage entsprechend der folgenden Schreibkonvention angegeben werden: {*Zahl*}.

Der Platzhalter für die Abfrage-Definition kann dabei direkt über die Tastatur in die Vorlage eingegeben werden. Sie können aber stattdessen auch die Bearbeitungsansicht des Eintrags aufrufen und dort die Schaltfläche rechts neben dem Feld Schlüssel anklicken. Dadurch wird der Platzhaltertext für den entsprechenden Eintrag in die Zwischenablage kopiert. Anschließend müssen Sie den vorgefertigten Platzhaltertext nur noch aus der Zwischenablage in die Vorlagendatei einfügen.

Für die Berichtsausgabe stehen unterschiedliche Vorlagentypen zur Verfügung. Die einzelnen Vorlagentypen unterscheiden sich grundlegend darin, wie die in der Datenquelle eines Berichts vorhandenen Informationen im Bericht ausgegeben werden. Der Vorlagentyp steuert dabei insbesondere das Verhalten des Berichts bei der Verarbeitung des nächsten in der Haupttabelle des Zielmoduls enthaltenen Datensatzes. Dabei stehen die folgenden Optionen zur Auswahl:

Die Auswahl zwischen den unterschiedichen Vorlagentypen wird wie oben beschrieben im Feld Vorlagentyp in den Stammdaten des Moduls Berichte vorgenommen. Neben der Einstellung des Vorlagentyps im Modul Berichte müssen darüber hinaus in der Vorlagendatei spezifische Gestaltungsregeln beachtet werden, damit die Ausgabe entsprechend des voreingestellten Vorlagentyps funktioniert.

Der Vorlagentyp Seite zeichnet sich dadurch aus, dass die Platzhalter, die die Informationen zu den einzelnen Datensätzen liefern sollen, relativ frei innerhalb des Seitenlayouts platziert werden können. Dabei besteht durchaus die Möglichkeit, innerhalb des Seitenlayouts auch Tabellen unterzubringen und diese über Steuerfelder an bestimmten, in der Datenquelle enthaltenden Tabellen zu binden.

Darüber hinaus ist es im Gegensatz zu den Vorlagentypen Etikett und Tabelle nicht erforderlich, die Haupttabelle des Zielmoduls über ein Steuerfeld für den Seitenumbruch eigens abzugeben. Der nächste Datensatz aus der Haupttabelle des Zielmoduls wird bei der Ausgabe eines Berichts vom Typ Seite automatisch auf einer neuen Seite wiedergegeben.

Der Vorlagentyp Etikett setzt voraus, dass in der Vorlagendatei eine Tabelle eingefügt ist. Diese Tabelle stellt die Zellen bereit, die für die Darstellung der Datensätze benutzt werden. In der ersten Zelle oben links werden die Platzhalter für die Datenfelder, Steuerfelder und Funktionen eingefügt, die die gewünschten Informationen zu den einzelnen Datensätzen liefern sollen.

Darüber hinaus muss über ein spezifisches Steuerfeld die Haupttabelle des Zielmoduls, die die Datensätze für den Zellenumbruch liefert, angegeben werden. Zu diesem Zweck stehen im Registerbereich Datenfelder die beiden Steuerfelder Nächste Zelle und Nächste Zelle (erweitert) zur Verfügung. Das Steuerfeld muss dabei am Ende der ersten Tabellenzelle platziert werden.

Der Vorlagentyp Tabelle setzt voraus, dass in der Word-Vorlagendatei eine Tabelle mit einer Datenzeile eingefügt ist. In dieser Datenzeile werden die Platzhalter für die Datenfelder, Steuerfelder und Funktionen eingefügt, die die gewünschten Informationen zu den einzelnen Datensätzen liefern sollen.

Darüber hinaus muss über ein spezifisches Steuerfeld die Haupttabelle des Zeilmoduls, die die Datensätze für den Zellenumbruch liefert, angegeben werden. Zu diesem Zweck stehen im Registerbereich Datenfelder die beiden Steuerfelder Nächste Tabellenzeile und Nächste Tabellenzeile (erweitert) zur Verfügung. Das Steuerfeld muss dabei immer in der letzten Zeile der Tabelle, und dort in der letzten Zelle ganz rechts als letzter Eintrag vor dem Zellenende platziert werden.