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Stammdaten
Stammdaten bearbeiten
Die Stammdaten eines Berichts können Sie im Hauptformular des Moduls Berichte ganz oben bearbeiten. Die Stammdatenfelder sind standardmäßig auf bestimmte Werte voreingestellt.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
| Feldname | Funktionen |
|---|---|
| Name | In diesem Feld können Sie den Titel eines Berichts eingeben. Dieser Titel wird den Benutzer*innen im Zielmodul angezeigt. |
| Modul | Hier ordnen Sie das Modul zu, in dem der Bericht verwendet werden soll. Jeder Bericht kann nur genau einem Zielmodul zugewiesen und auch nur dort genutzt werden. Die Auswahl des Moduls hat außerdem Auswirkung auf die Datenfelder, die Ihnen für die Erstellung des Berichts zur Verfügung stehen. Standardmäßig ist das Modul Sammlung voreingestellt. Wenn Sie einen Bericht z.B. für das Modul Ausstellung anlegen möchten, wählen Sie zunächst die Schaltfläche  Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten das Modul Ausstellung. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. |
| Format | In diesem Feld definieren Sie das Ausgabeformat des Berichts. Standardmäßig ist das Dateiformat Microsoft Word voreingestellt. Über die Schaltfläche  können Sie das Dateiformat auf Microsoft Excel ändern. |
| Abfrage-Typ | Mit dem Abfrage-Typ legen Sie fest, wie viele Datenfelder in Ihrem Bericht ausgegeben werden können. Über die Schaltfläche können Sie zwischen einem kleinen, mittleren oder großen Datenumfang wählen. Bei diesen Abfrage-Typen handelt es sich um fest implementierte Abfragen, die einen vordefinierten Umfang von Datenfeldern bereitstellen. Die Abfrage-Typen benutzerdefinierte und kundenspezifische Anfrage sind standardmäßig leer und enthalten keine Datenfelder. |
| Vorlagen-Typ | Der Vorlagen-Typ legt fest, in welcher Form die Daten im Bericht verarbeitet werden. Sollen die ausgewählten Datensätze mit einem Seitenumbruch voneinander getrennt angezeigt werden, wählen Sie den Vorlagen-Typ Seite. Mit dem Vorlagen-Typ Tabelle können Sie mehrere Datensätze in einer Listendarstellung ausgeben. Jeder Datensatz nimmt dabei eine Zeile der Tabelle ein. Beim Vorlagen-Typ Etikett werden die Datensätze in einer Tabelle von links nach rechts (Zelle für Zelle) angeordnet. |
| Dokumentvorlage | Hier wird der Bericht mit einer Vorlagendatei verknüpft. Als Dateiformat können hier die Microsoft Office XML Formate *.docx (Microsoft Word) und *.xlsx (Microsoft Excel) verwendet werden. Die Vorgängerformate *.doc sowie *.xls werden von BeeCollect Professional nicht unterstützt. Die Vorlagendatei kann in einem vordefinierten Verzeichnis des lokalen Netzwerks oder in einem Cloudsystem hinterlegt werden. Eine bereits vorhandene Vorlagendatei können Sie über die Schaltfläche  wählen. Eine Kopie der Vorlagendatei wird daraufhin im Vorlagenordner von BeeCollect Professional abgelegt. Der Pfad zum Vorlagenordner ist in den Systemeinstellungen hinterlegt. Im Feld Dokumentvorlage wird der Name der Vorlagendatei hinterlegt. Wenn Sie keine vorhandene Vorlagendatei einbinden, sondern eine neue Vorlagendatei erzeugen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche  Neue Berichtsvorlage erzeugen. Die neue leere Vorlagendatei wird entsprechend des eingestellten Vorlagen-Typs im zentralen Vorlagenordner erzeugt und direkt geöffnet. Als Name der Vorlagendatei wird die ID des Berichtsdatensatzes hinterlegt. Dieser ist im Feld Dokumentvorlage zu sehen. Um den Bezug zur hinterlegten Vorlagendatei zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche  Vorhandene Berichtsvorlage löschen. Dabei wird der Name der Vorlagendatei aus dem Feld Dokumentvorlage entfernt und damit der Bezug des Berichts zur Vorlagendatei aufgehoben. Die Vorlagendatei selbst wird nicht gelöscht und befindet sich weiterhin im zentralen Vorlagenordner. Über die Schaltfläche  Berichtsvorlage bearbeiten öffnen Sie die hinterlegte Berichtsvorlage, die Sie jetzt bearbeiten können. Bitte beachten Sie, dass Änderungen, die Sie in der Vorlagendatei, z.B. einem Word-Dokument, vornehmen, auch dort gespeichert werden müssen, bevor Sie die Datei, z.B. in Word, schließen. HINWEIS: Es besteht die Möglichkeit, die Vorlagendateien in einem Cloud-System zu hinterlegen. Wenn die Dokumentenvorlage in einem Cloud-Verzeichnis abgelegt ist, muss das Dokument zunächst über die Schaltfläche  heruntergeladen werden, um Änderungen vorzunehmen. Bitte achten Sie auf jeden Fall auch darauf, die Datei nach dem Speichern Ihrer Änderungen über die Schaltfläche  auch wieder in die Cloud hochzuladen. Die Schaltflächen für das Herunterladen und Hochladen von Dateivorlagen sind in der Benutzeroberfläche des Moduls Berichte nur dann zu sehen, wenn in den Systemeinstellungen von BeeCollect Professional ein Cloud-Verzeichnis für die Vorlagendateien definiert ist. In diesem Fall ist die Schaltfläche Berichtsvorlage bearbeiten, mit der Dateien aus dem lokalen Netzwerk geöffnet werden können, ausgeblendet. |
| Gruppe | Mit diesem Feld können Sie Ihre Berichte einer bestimmten Gruppe zuordnen. Die Berichte werden dann den Benutzer*innen im Zielmodul entsprechend der vorgenommenen Gruppenzuordnung zur Auswahl angeboten. Geben Sie einen neuen Gruppennamen direkt ein oder wählen Sie über die Schaltfläche eine bestehende Gruppe aus, um Ihren Bericht zuzuordnen. Begriffe, die in diesem Feld eingegeben werden, werden automatisch im Aufklappmenü des Feldes Gruppe hinzugefügt und stehen dort für die weitere Verwendung zur Verfügung. |
| Öffentlicher Bericht | Wenn der Haken  gesetzt ist, können alle berechtigten Benutzer*innen des Zielmoduls den Bericht sehen und verwenden. |
| Aktiv | Um den Bericht im Zielmodul sehen und nutzen zu können, muss der Haken gesetzt sein. Ist kein Haken  gesetzt, ist der Bericht inaktiv und somit im Zielmodul nicht verfügbar. |
| Bearbeitbar durch Nutzer | Setzen Sie den Haken , können die berechtigten Benutzer*innen die Berichtsvorlage bei der Ausgabe im Zielmodul mit eigenen Informationen ergänzen, z.B. bei einer Briefvorlage. |
| Bemerkungen | Das Feld Bemerkung steht für ergänzende Hinweise zur Verfügung. |