Mit Suchergebnissen arbeiten

Im Abschnitt Datensätze suchen wurde gezeigt, wie Sie mit Hilfe der unterschiedlichen Ansichten der Seitenleiste Navigieren nach vorhandenen Sammlungsobjekten suchen können. Die Ergebnisse der dabei durchgeführten Suchen können anschließend genutzt werden, um z.B. einen Datensatz im Modul Sammlung zu bearbeiten oder eine Liste von Sammlungsobjekten zu exportieren. Im Folgenden werden die wichtigsten Aktionen am Beispiel des Modula Sammlung vorgestellt.

Im Hauptformular des Moduls Sammlung kann immer nur ein Datensatz gleichzeitig angezeigt werden. Um einen Sammlungsdatensatz, der im Ergebnisbereich der Seitenleiste Navigieren zu sehen ist, in der Hauptansicht des Moduls Sammlung aufzurufen, klicken Sie bitte auf die entsprechende Zeile in der Ergebnisliste. Der zugehörige Sammlungsdatensatz wird daraufhin im Hauptformular des Moduls Sammlung geöffnet. Dort können Sie diesen mit allen Daten sehen und - entsprechende Rechte vorausgesetzt - auch bearbeiten.

Standardmäßig kann in allen Ansichten der Seitenleiste Navigieren nur eine Zeile der Ergebnisliste markiert und damit für weitere Aktionen ausgewählt werden. Jeder Klick auf eine Ergebniszeile führt in dieser Standard-Einstellung dazu, dass der zugehörige Datensatz im Hauptformular des Moduls Sammlung geöffnet wird. Dadurch kann im Hauptformular schnell durch eine Liste von Suchergebnissen geblättert werden.

Es gibt allerdings eine Reihe von Aktionen, bei denen die Suchergebnisse nicht vorrangig für die Anzeige im Hauptformular, sondern für andere Aufgaben genutzt werden sollen. Häufig ist es in diesem Zusammenhang wünschenswert oder erforderlich, mehr als einen Datensatz in der Liste der Suchergebnisse auszuwählen, damit eine Aktion gleich für mehrere Datensätze auf einmal ausgeführt werden kann. Dies ist etwa der Fall, wenn eine Druckausgabe in einem bestimmten Format für mehrere Sammlungsobjekte erzeugt werden soll.

Damit Sie in der Liste der Suchergebnisse mehrere Einträge markieren können, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehrfachauswahl aktivieren in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs. Die Schaltfläche wechselt daraufhin ihre Farbe und wird grün. Sie haben nun die Möglichkeit, mehrere Zeilen in der Ergebnisliste zu markieren.

Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf einen Eintrag und anschließend mit gedrückter Strg-Taste auf weitere Einträge, um jeweils einzelne Ergebniszeilen zu Ihrer Auswahl hinzuzufügen. Wenn Sie hingegen einen zusammenhängenden Bereich von Zeilen markieren möchten, dann klicken Sie bitte mit der linken Maustaste auf den ersten Eintrag dieses Bereichs und anschließend mit gedrückter Umschalt-Taste auf den letzten Eintrag des gewünschten Zeilenbereichs.

Wenn Sie alle Zeilen eines bestimmten Suchergebnisses markieren möchten, dann können Sie außerdem die Schaltfläche Alles auswählen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs nutzen. Sobald Sie auf diese Schalfläche klicken, wird das gesamte Suchergebnis markiert.

Um hingegen eine bestehende Markierung wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nichts auswählen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs.

Der Filter ist eine Art Zwischenspeicher für Datensätze, der im Verlauf einer Arbeitssitzung gefüllt werden kann. Dieser Zwischenspeicher kann auf zwei unterschiedlichen Wegen bestückt werden:

1. In den Suchansichten Suche, Letzte Änderungen, Objektgruppen und Thesaurus können Sie ein oder mehrere Sammlungsobjekte in den Filter kopieren, indem Sie diese Objekte in der Ergebnisliste markieren und anschließend die Schaltfläche Zum Filter hinzufügen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs anklicken.
2. In der Suchansicht Filter können Sie ein Sammlungsobjekt in den Filter kopieren, indem Sie das gewünschte Objekt in der Hauptansicht des Moduls Sammlung aufrufen und anschließend die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs anklicken.

Beim Schließen des Moduls Sammlung wird auch der aktive Filter geleert. Wenn Sie während der laufenden Arbeitssitzung einen Datensatz aus dem Filter löschen möchten, markieren Sie diesen Datensatz in der Ergebnisliste und klicken Sie auf die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs.

Um den Filter während der laufenden Arbeitssitzung vollständig zu leeren, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste leeren in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs.

Die Seitenleiste Navigieren bietet Ihnen auch die Möglichkeit, neue Einträge zu einer Objektgruppe hinzuzufügen, ohne in das Modul Objektgruppe wechseln zu müssen. Dafür stehen Ihnen in der Seitenleiste Navigieren zwei unterschiedliche Wege zur Verfügung:

1. In den Suchansichten Suche, Letzte Änderungen, Filter und Thesaurus können Sie ein oder mehrere Sammlungsobjekte zu einer Objektgruppe hinzufügen, indem Sie diese Objekte in der Ergebnisliste markieren und anschließend die Schaltfläche Zur Objektgruppe hinzufügen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs anklicken. Markieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Objektgruppe auswählen die gewünschte Objektgruppe und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um das Objekt zur ausgewählten Objektgruppe hinzuzufügen.
2. In der Suchansicht Objektgruppen können Sie ein Sammlungsobjekt zu einer Objektgruppe hinzufügen, indem Sie das gewünschte Objekt im Hauptformular des Sammlungsmoduls aufrufen und anschließend die Schaltfläche Eintrag hinzufügen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs anklicken. Markieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Objektgruppe auswählen die gewünschte Objektgruppe und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um das Objekt zur ausgewählten Objektgruppe hinzuzufügen.

Die Suchansicht Objektgruppen bietet Ihnen darüber hinaus auch die Möglichkeit, einen oder mehrere Einträge aus einer dort aufgerufenen Objektgruppe zu entfernen. Markieren Sie dazu die gewünschten Datensätze in der Ergebnisliste und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Eintrag löschen in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs.

Die Seitenleiste Navigieren bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Ergebnisse Ihrer Suche in unterschiedlichen Formaten auszudrucken. Dabei werden die Daten allerdings nicht direkt von BeeCollect Professional an einen Drucker übertragen. Vielmehr erzeugt BeeCollect Professional eine Druckvorlage in den Dateiformaten von Microsoft Word oder Microsoft Excel, jeweils in der Version ab Microsoft Office 2010. Der eigentliche Ausdruck kann dann, falls gewünscht, aus dem Programm heraus erfolgen, das für die Arbeit mit diesen Dateiformaten auf Ihrem Windows-PC hinterlegt ist.

Um eine Druckvorlage mit den Ergebnissen Ihrer Suche fertigzustellen, markieren Sie in der Ergebnisliste die gewünschten Datensätze und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Drucken in der vertikalen Symbolleiste am rechten Rand des Ergebnisbereichs.

Markieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Bericht auswählen die gewünschte Berichtsvorlage und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die gewählte Druckvorlage wird nun fertiggestellt und in der mit der entsprechenden Dateiendung assoziierten Anwendung auf Ihrem Windows-PC geöffnet.