Adressen erstellen

Im Modul Adressen von BeeCollect Professional können Sie Adressen erstellen und verwalten. Um das Modul Adressen zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Menü von BeeCollect Professional über die Schaltfläche Menü in der Symbolleiste am rechten oberen Rand des Programmfensters.
2. Wählen Sie das Modul Adressen im Bereich Kontakte und Versand mit einem Doppelklick aus.

Wie in allen anderen Modulen öffnet sich nach dem Start eine leere Datenmaske. Damit Sie mit dem Modul arbeiten können, müssen Sie einen bereits vorhandenen Datensatz öffnen oder einen neuen Datensatz anlegen.

Um eine neue Adresse anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie über die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen einen neuen Datensatz. Nachdem Sie die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen betätigt haben, öffnet sich das Fenster Container auswählen. Die Zuweisung eines Daten-Containers dient dazu, die Datensätze eines Moduls zu Gruppen zusammenzufassen. Darüber hinaus dient sie der Rechteverwaltung. Durch die Zuweisung eines Containers wird definiert, welche Benutzer*innen das Modul Adressen nutzen können.
2. Wählen Sie den Container, dem Sie die neue Adresse zuordnen möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt haben, öffnet sich ein neuer Datensatz. Den Datensatz können Sie nun bearbeiten. Nachfolgend werden Ihnen die wichtigsten Felder und Funktionen des Moduls Adressen beschrieben.

Die Stammdaten einer neuen Adresse können Sie im Hauptformular des Moduls Adressen ganz oben bearbeiten.

Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Typ	In diesem Feld definieren Sie, um welche Art von Eintrag es sich handelt. Über die Schaltfläche können Sie z.B. festlegen, ob es sich bei dem Eintrag um die Adresse eines Mitarbeiters oder die Adresse eines Mitglieds des Fördervereins handelt. Die Differenzierung der Datensätze nach Typen ist wie in allen anderen Modulen. Über das Feld Typ wird zudem die Feldbelegung des Registers Zusatzdaten 1 und Zusatzdaten 2 in der blauen Leiste unter den Stammdaten gesteuert. Standardmäßig ist der Typ Adresse ausgewählt. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.
Organisation	In diesem Textfeld können Sie z.B. den Namen der Organisation oder Institution angeben, zu der Sie eine Adresse hinzufügen möchten.
Abteilung	In diesem Textfeld können Sie ggf. Ihren Eintrag konkretisieren und die Abteilung bzw. den Bereich der Organisation oder Institution angeben, dem Sie eine Adresse hinzufügen möchten.
Anrede	In diesem Feld können Sie über die Schaltfläche die Anrede für Ihren Kontakt, z.B. Frau oder Herr, festlegen. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.
Titel	In diesem Feld können Sie über die Schaltfläche den Titel für Ihren Kontakt, z.B. Prof. oder Dr., festlegen. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.
Vorname	In diesem Textfeld können Sie den Vornamen Ihres Kontakts angeben.
Name	In diesem Textfeld können Sie den Namen Ihres Kontakts angeben.
Bemerkung	Dieses Feld steht für ergänzende Hinweise zur Verfügung.
Funktion	In diesem Feld können Sie über die Schaltfläche die Funktion Ihres Kontakts innerhalb der Organisation oder Institution, z.B. Abteilungsleiter*in oder Direktor*in, angeben.
Sprache	In diesem Feld können Sie über die Schaltfläche die Sprache Ihres Kontakts, z.B. Deutsch oder Englisch, festlegen. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.

Unterhalb des Formularbereichs für die Eingabe der Stammdaten finden Sie einen Formularbereich mit verschiedenen Registern. Die unterschiedlichen Register können über Text-Tabs oder Icons in der blauen Leiste unter den Stammdaten aufgerufen werden.

Hier stehen Ihnen folgende Bereiche zur Verfügung:

Name	Funktionen
Anschriften / Kommunikation / Kategorien	Im Register Anschrift / Kommunikation / Kategorien können Sie Kontaktinformationen hinterlegen und verschiedene Kommunikationskanäle (z.B. Email, Telefonnummer oder Webseite) festlegen. Welche Felder und Funktionen Ihnen dafür zur Verfügung stehen, können Sie im Abschnitt Kommunikationsdetails bearbeiten nachlesen.
Verknüpfte Kontakte	Im Register Verknüpfte Kontakte können Sie andere Kontakte aus dem Modul Adressen mit dem aktuellen Datensatz verknüpfen. Welche Felder und Funktionen Ihnen dafür zur Verfügung stehen, können Sie im Abschnitt Kontakte verknüpfen nachlesen.
Zusatzdaten 1 / Zusatzdaten 2	Auf diesen Register stehen Ihnen weitere Eingabefelder, abhängig von dem gewählten Typ, zur Verfügung. Die Feldbelegung der Register kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional individuell definiert werden.
Kontakthistorie	Im Register Kontakthistorie können Sie den Verlauf Ihrer Kommunikation mit dem Kontakt verwalten. Welche Felder und Funktionen Ihnen dafür zur Verfügung stehen, können Sie im Abschnitt Kontakthistorie bearbeiten nachlesen.
Gruppen	Im Register Gruppen stehen Ihnen Gruppen von Feldern für spezifische Beschreibungsbedürfnisse zur Verfügung. Die verfügbaren Feldgruppen können im administrativen Bereich von BeeCollect Professional ergänzt und angepasst werden.
Filter	Im Register Filter können Sie für den aktuellen Kontakt Filterkriterien aus einer Liste auswählen. Diese Filterkriterien werden in anderen Modulen wirksam, wenn dort eine Verknüpfung mit einem Datensatz im Modul Adressen erstellt werden soll. Durch die Zuweisung spezifischer Filterkriterien wird eine Adresse zu einem favorisierten Datensatz im Zielmodul, der bei einer Zuordnungssuche direkt nach dem Öffnen als Treffer im Dialogfenster Suche angezeigt wird. Nach favorisierten Adressdatensätzen muss bei einer Zuordnungssuche nicht eigens gesucht werden. Sie stehen im Zuordnungsfenster des Zielmoduls bereits als vorausgewählte Ergebnisse zur Verfügung.
E-Mail-Nachricht senden	Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Email-Fenster in Ihrem Standard-E-Mail-Dienst. Die im Register Anschrift / Kommunikation / Kategorien des Moduls Adressen hinterlegte Standard-E-Mail-Adresse wird automatisch übernommen.
Webseite öffnen	Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich die im Register Anschrift / Kommunikation / Kategorien des Moduls Adressen hinterlegte Standard-Webseite in Ihrem Standard-Browser.
Objektgruppen	Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einem Listenfenster, indem alle Objektgruppen angezeigt werden, die dem aktuellen Kontakt zugewiesen sind. Die Zuweisung zu einer Objektgruppe dient dazu, die Datensätze eines Moduls zu Gruppen zusammenzufassen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt. Wie Sie einen Datensatz einer Objektgruppe hinzufügen können, können Sie Im Abschnitt Objektgruppen der BeeCollect Grundlagen nachlesen.
Verknüpfung zu anderen Modulen	Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einem Listenfeld, indem alle Verknüpfungen zu anderen Modulen angezeigt werden. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt.
Medien	Über die Schaltfläche können Sie sich eine Übersicht der Medieneinträge, die im Modul Medien hinterlegt und dem Kontakt zugeordnet sind, anzeigen lassen. Zudem können Sie Medien aus dem Modul Medien über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen verknüpfen. Über die Schaltfläche Medien aus Verzeichnis importieren können Sie Medien aus einem Verzeichnis hinzufügen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt. Über die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen können Sie das aktuell ausgewählte Medium aus der Liste der verknüpften Medien löschen.

Im Register Anschrift / Kommunikation / Kategorien können Sie Kontaktinformationen hinterlegen und verschiedene Kommunikationskanäle (z.B. Email, Telefonnummer oder Webseite) festlegen.

Folgende Bereiche, Felder und Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Bereich	Funktion
Anschriften	Im Bereich Anschrift können Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen bis zu drei Adressen für Ihren Kontakt hinterlegen. Mit Klick auf die Anschrift öffnet sich der Bearbeitungsbereich, in dem Sie die Adressdetails eintragen und bearbeiten können. Mit Klick auf die Schaltfläche Als Postanschrift verwenden können Sie die aktuell ausgewählte Adresse als bevorzugte Postanschrift festlegen. Über die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen können Sie die aktuell ausgewählte Adresse löschen.
Kommunikation	Im Bereich Kommunikation können Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen beliebig viele verschiedene Kommunikationskanäle (z.B. Email, Telefonnummer oder Webseite) hinterlegen. Sobald Sie für die Kommunikationstypen Website und/oder E-Mail Einträge hinterlegt haben, werden diese automatisch auf den Schaltflächen E-Mail-Nachricht senden und/ oder Webseite öffnen hinterlegt (Siehe: Registerbereich verwenden).
Adress-Etikett	Im Bereich Adress-Etikett wird die ausgewählte Adressanschrift als Versandetikett angezeigt.
Kategorien	Im Bereich Kategorien können Sie dem Kontakt beliebig viele Kategorien zuweisen. Durch die Zuweisung von Adressen zu einer Kategorie können diese insbesondere für Versandzwecke zu Gruppen zusammengefasst werden. HINWEIS: Damit Sie einem Kontakt eine bestimmte Kategorie zuweisen können, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die gewünschte Kategorie im Modul Kategorie vorhanden ist. Wie Sie eine Kategorie im Modul Kategorie anlegen, erfahren Sie im Tutorial Kategorie anlegen.

Im Register Verknüpfte Kontakte können Sie andere Kontakte aus dem Modul Adressen mit dem aktuellen Datensatz verknüpfen.

Einen neuen Kontakt können Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen ergänzen. Suchen Sie im Dialogfenster Einträge zuordnen über die Schaltfläche Suche starten den Kontakt, den Sie hinzufügen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen . Über die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen können Sie den aktuell ausgewählten Kontakt aus der Liste der verknüpften Kontakte löschen.

Auf dem Register Verknüpfte Kontakte können Sie außerdem zwei unterschiedliche Formen der Briefanrede erfassen. Standardmäßg stehen hier die Varianten Persönlich und Standard zur Auswahl. Um eine bestimmte Form der Briefanrede zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen im Bereich Briefanreden unten links auf dem Register. Im Bereich Briefanrede Details können Sie anschließend im Feld Typ die Art der Briefanrede auswählen. Geben Sie im Feld Briefanrede den gewünschten Anredetext ein.

Im Register Kontakthistorie können Sie den Verlauf Ihrer Kommunikation mit dem Kontakt verwalten.

Einen neuen Eintrag in die Kontakthistorie fügen Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen hinzu.

Über die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen können Sie den aktuell ausgewählte Eintrag löschen.

Für die Bearbeitung des Eintrags stehen Ihnen folgende Felder und Funktionen zur Verfügung:

Bereich	Funktionen
Kontaktart	In diesem Feld können Sie über die Schaltfläche die Art der Kontaktaufnahme, z.B. E-Mail oder Post, festlegen. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.
Mitarbeiter*in	In diesem Feld können Sie hinterlegen, wer den aktuellen Eintrag bzw. Kontaktverlauf angelegt hat. Im Feld Mitarbeiter*in wird automatisch der vollständige Name der aktuell angemeldeten Benutzerin bzw. des aktuell angemeldeten Benutzers hinzugefügt.
Kontaktdatum	In diesem Feld können Sie das Datum der Kontaktaufnahme direkt im Textfeld eingeben. Mit Klick auf die Schaltfläche Heutiges Datum auswählen wird das aktuelle Datum dem Textfeld automatisch hinzugefügt. Über die Schaltfläche Datum auswählen können Sie mit Hilfe eines Kalenders ein Datum auswählen.
Bemerkung Kontakt	Dieses Feld steht für ergänzende Hinweise zur Verfügung.