Ausstellungen erstellen

Im Modul Ausstellung von BeeCollect Professional können Sie Informationen rund um Ausstellungen strukturiert und übersichtlich ablegen.

Um das Modul Ausstellung zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Menü von BeeCollect Professional über die Schaltfläche Menü in der Symbolleiste am rechten oberen Rand des Programmfensters.
2. Wählen Sie das Modul Ausstellung im Bereich Ausstellungen, Leihen und Transporte mit einem Doppelklick aus.

Wie in allen anderen Modulen öffnet sich nach dem Start eine leere Datenmaske. Damit Sie mit dem Modul arbeiten können, müssen Sie einen bereits vorhandenen Datensatz öffnen oder einen neuen Datensatz anlegen.

Um eine neue Ausstellung anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie über die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen einen neuen Datensatz. Nachdem Sie die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen betätigt haben, öffnet sich das Dialogfenster Container auswählen. Die Zuweisung eines Daten-Containers dient dazu, die Datensätze eines Moduls zu Gruppen zusammenzufassen. Darüber hinaus dient sie der Rechteverwaltung. Durch die Zuweisung eines Containers wird definiert, welche Benutzer*innen das Modul Ausstellung sehen und verwenden können.
2. Wählen Sie den Container, dem Sie eine neue Ausstellung zuordnen möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt haben, öffnet sich ein neuer Datensatz. Diesen Datensatz können Sie jetzt bearbeiten. In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Felder und Funktionen Ihnen zum Bearbeiten Ihrer Ausstellung zur Verfügung stehen.

Die Stammdaten einer Ausstellung können Sie im Hauptformular des Moduls Ausstellung ganz oben bearbeiten.

Folgende Felder und Funktionen stehen Ihnen hier typischerweise zur Verfügung:

Feldname

Funktionen

Ausstell. Typ

Mit dem Feld Ausstellungstyp definieren Sie, um welche Art von Ausstellung es sich handelt. Über die Schaltfläche können Sie z.B. festlegen, ob die Ausstellung in den eigenen Räumen (Im Haus) oder an einem anderen Ort (Ausser Haus) stattfindet, ob es sich bei der Ausstellung um eine selbst organisierte (Ausstellung intern) oder um eine fremd organisierte (Ausstellung extern) Ausstellung handelt. Letzteres wäre z.B. bei einer Ausstellung der Fall, die Leihgaben aus dem eigenen Haus beinhaltet, aber nicht selbst organisiert wird. Zusätzlich zu der standardisierten Auswahl können auch eigene Ausstellungstypen definiert werden. Über das Feld Ausstellungstyp wird zudem die Feldbelegung des Registers Zusatzdaten in der blauen Leiste unter den Stammdaten gesteuert.

Feldname

Funktionen

Ausstell. Jahr

Im Feld Ausstellungsjahr können Sie das Jahr bzw. den Zeitraum der Ausstellung festlegen. Durch die Eingabe des Ausstellungsjahr wird automatisch ein Eintrag in den Feldern Datum von (01.01.xxxx) und Datum bis (31.12.xxxx) vorgenommen. Sie können im Feld Ausstellungsjahr auch das Anfangs- und Enddatum in der Form TT.MM.JJJJ – TT.MM.JJJJ direkt eingeben. Die eingegebenen Datumswerte werden ebenfalls in die Felder Datum von und Datum bis übernommen. Zusätzlich zur direkten Texteingabe können Sie die Schaltflächen rechts neben dem Textfeld zur Bestimmung des Ausstellungsdatums nutzen. Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einem Dialogfenster, indem Sie Angaben zum genauen Datum machen sowie weitere Daten hinzufügen können. Zusätzliche Datierungen, z.B. die Gesamtdauer der Ausstellung, können Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen ergänzen. Über die Schaltfläche Datierung bearbeiten können Sie mit Hilfe eines Kalenders Ihre Datierungen bearbeiten.

Feldname	Funktionen
Datum von	In diesem Feld können Sie den Beginn eines Zeitraums direkt eingeben.
Datum bis	In diesem Feld können Sie das Ende eines Zeitraums direkt eingeben.
Status	Im diesem Feld können Sie über die Schaltfläche den aktuellen Stand bzw. Planungsfortschritt der Ausstellung festlegen. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrative Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.

Unterhalb des Formularbereichs für die Eingabe der Stammdaten einer Ausstellung finden Sie einen Formularbereich mit verschiedenen Registern. Die unterschiedlichen Register können über Text- und Symboltabs in der blauen Leiste unter den Stammdaten aufgerufen werden.

Nachstehend finden Sie eine Übersicht der einzelnen Register und ihre Funktionen:

Feldname/Icon	Funktionen
Ausstellungsobjekte	In diesem Bereich können Sie die Struktur eine Ausstellung nach Ihren eigenen Anforderungen gliedern und Objekte aus dem Modul Sammlung zuweisen.
Zusatzdaten	Auf diesem Register stehen Ihnen weitere Eingabefelder, abhängig von dem gewählten Ausstellungstyp, zur Verfügung.
Ausstellungsinformation	Über die Schaltfläche erhalten Sie eine Übersicht zu allen Informationen, die zur aktuellen Ausstellung vorhanden sind.
Ausstellungstexte	Über die Schaltfläche können Sie beliebig viele Texte zur Ausstellung hinzufügen und editieren. Wie Sie an dieser und anderer Stelle Texte im Modul Ausstellung verwalten können, erfahren Sie im Abschnitt Ausstellungstexte verwalten in diesem Tutorial.
Restaurierungen	Über die Schaltfläche können Sie sich eine Übersicht der Restaurierungen, die im Modul Restaurierung für die Ausstellungsobjekte hinterlegt sind, anzeigen lassen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt.
Leihverträge	Über die Schaltfläche können Sie sich eine Übersicht der Leihverträge, die im Modul Leihvertrag für die Ausstellungsobjekte hinterlegt sind, anzeigen lassen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt.
Literatur	Über die Schaltfläche können Sie sich eine Übersicht der Literatureinträge, die im Modul Literatur für die Ausstellungsobjekte hinterlegt sind, anzeigen lassen. Zudem können Sie über die Schaltfläche Bezug zu Person/Organisation hinzufügen Einträge im Modul Literatur verknüpfen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt.
Medien	Über die Schaltfläche können Sie sich eine Übersicht der Medieneinträge, die im Modul Medien hinterlegt und der Ausstellung zugeordnet sind, anzeigen lassen. Zudem können Sie Einträge aus dem Modul Medien verknüpfen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt.

Das Register Ausstellungsobjekte links unter den Stammdaten bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe der Ausstellungsstruktur, eine Ausstellung nach Ihren Vorstellungen zu gliedern sowie Objekte unterschiedlichster Art zuzuordnen.

Mit Hilfe des Elements Sektion können Sie die Gliederungsebenen einer Ausstellung abbilden. Eine neue Sektion legen Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen an. Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, öffnet sich das Dialogfenster Typ des Eintrags auswählen.

Um eine neue Sektion in der Ausstellungsstruktur anzulegen, aktivieren Sie im Dialogfenster Typ des Eintrags auswählen die Option Sektion und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Die neue Sektion erscheint als schwarzes Quadrat in der Ausstellungsstruktur. Wenn Sie auf dieses schwarze Quadrat klicken, öffnet sich das Register Grunddaten für diese Sektion. Dort können Sie folgende Angaben für die Sektion ergänzen:

Feldname	Funktionen
Typ	Je nachdem, um welchen Typ Eintrag es sich bei der aktuellen Auswahl handelt, können Sie im Feld Typ über den Pfeil im Ausklappmenü den Typ des Eintrags spezifizieren. Beim Typ Sektion können Sie z.B. zwischen Raum, Sektion, Thema oder Wand wählen. Die verschiedenen Typen können im administrativen Bereich von BeeCollect Professional definiert werden. In manchen Einträgen (z.B. Medienstation) ist der Typ vordefi-niert und kann nicht geändert werden.
Name	In diesem Feld können Sie einen Text direkt eingeben. Im Bereich Sektion kann das Textfeld z.B. für die Eingabe eines Titels genutzt werden. Der Name ist in der Ausstellungsstruktur für die Benutzer*innen sichtbar.
Beschreibung	In diesem Feld können Sie die Sektion näher beschreiben.
Maßangaben	In diesem Feld können Sie Maßangaben hinterlegen. Wenn Sie z.B. den Typ Raum gewählt haben, können Sie im Feld Maßangaben die Raummaße angeben.

Auf dem Register Zusatzdaten, rechts neben den Grunddaten, können Sie zusätzliche Informationen zur Sektion hinterlegen. Im administrativen Bereich von BeeCollect Professional können individuell Textfelder zu den Zusatzdaten hinzugefügt, umbenannt oder entfernt werden.

Neben der Möglichkeit, die Ausstellung in Sektionen zu unterteilen, bietet Ihnen die Ansicht Ausstellungsstruktur auch die Möglichkeit, weitere Elemente hinzuzufügen. Nachstehend finden Sie eine Übersicht der weiteren Optionen und Funktionen, die Sie in der Ansicht Ausstellungsstruktur nutzen können:

Feldname/Icon	Funktionen
Eintrag suchen und zuordnen	Über diese Schaltfläche können Sie Objekte aus dem Modul Sammlung suchen und der Ausstellungsstruktur hinzufügen. Durch Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten das gewünschte Objekt im Modul Sammlung (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen . Beachten Sie, dass über die Schaltfläche nur Objekte zugeordnet werden können, die im Modul Sammlung erfasst sind. Für die Zuordnung von Objekten, die nicht im Modul Sammlung erfasst sind, besteht die Möglichkeit, diese über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen als Platzhalter zu integrieren (Siehe unten).
Neuen Eintrag hinzufügen	Über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen können Sie verschiedene Elemente zur Ausstellungsstruktur hinzufügen. Folgende Optionen stehen hier zur Auswahl: Wählen Sie den Typ Objekt, um der Ausstellungsstruktur ein Objekt hinzuzufügen, das nicht im Modul Sammlung erfasst ist. Ein Platzhalterobjekt kann später durch eine Verknüpfung zu einem Sammlungsobjekt ersetzt werden. Wählen Sie den Typ Navigator, um innerhalb der Ausstellung einen Orientierungspunkt zu kennzeichnen. Wählen Sie den Typ Medienstation, um der Ausstellungsstruktur eine Medienstation hinzuzufügen. Wählen Sie den Typ Sektion, um der Ausstellungsstruktur eine neue Gliederungsebene hinzuzufügen. Wählen Sie den Typ Medium, um der Ausstellungsstruktur ein neues Medium, z.B. ein Video, hinzuzufügen. Die verschiedenen Eintrags-Typen sind mit Icons versehen, die in der Ausstellungsstruktur erscheinen, nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt und Ihre Änderungen gespeichert haben.
Gewählten Eintrag löschen	Über die Schaltfläche können Sie den ausgewählten Eintrag aus der Ausstellungsstruktur entfernen.
Alles ausklappen	Betätigen Sie die Schaltfläche , werden alle Ebenen der Ausstellungsstruktur angezeigt.

Feldname/Icon	Funktionen
Alles einklappen	Betätigen Sie die Schaltfläche , werden lediglich die angelegten Sektionen der obersten Gliederungsebene in der Ausstellungsstruktur angezeigt.

Feldname/Icon	Funktionen
Objekt in der Ausstellung suchen	Über die Schaltfläche können Sie Einträge in Ihrer Ausstellungsstruktur suchen. Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen, indem Sie einen bestimmten Eintrag suchen können. Nachdem Sie den gesuchten Eintrag ausgewählt habe, wird Ihnen der Eintrag in der Ausstellungstruktur an jeweiliger Stelle angezeigt.

Feldname/Icon

Funktionen

Ansicht ändern

Über die Schaltfläche können Sie die Ansicht der Elemente in der Ausstellungsstruktur ändern. Folgende Ansichten können Sie mit dem Pfeil festlegen: Sektionen: In der Ansicht Sektionen werden Ihnen in der Ausstellungsstruktur lediglich die angelegten Sektionen angezeigt. Sektionen und Objekte: In der Ansicht Sektionen und Objekte werden Ihnen in der Ausstellungsstruktur die angelegten Sektionen und die zugeordneten Objekte angezeigt. Sektionen, Objekte und Medien: In der Ansicht Sektionen, Objekte und Medien werden Ihnen in der Ausstellungsstruktur die angelegten Sektionen und die zugeordneten Objekte und Medien angezeigt.

Rechts neben der Ausstellungstruktur steht ein Formularbereich zur Verfügung, indem Sie Informationen zu allen Elementen der Ausstellungsstruktur einsehen und bearbeiten können. Das Aussehen und die Funktionsweise dieses Formularbereichs unterscheiden sich je nachdem, welche Elementen-Typen der Ausstellungsstruktur ausgewählt werden. Sammlungsobjekte, Platzhalterobjekte, Medienstationen und Navigatorelemente teilen sich dabei das gleiche Formular. Mit Klick auf das Element in der Ausstellungstruktur wird der zugehörige Formularbereich geöffnet. Standardmäßig öffnet sich dieser mit dem Register Grunddaten.

Folgende Felder und Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Typ	Je nachdem, um welchen Typ Eintrag es sich bei der aktuellen Auswahl handelt, können Sie im Feld Typ über den Pfeil im Ausklappmenü den Typ des Eintrags spezifizieren. Beim Typ Medium können Sie z.B. zwischen Audio, Bild, Video oder Webseite wählen. Die verschiedenen Typen können im administrativen Bereich von BeeCollect Professional definiert werden. In manchen Einträgen (z.B. Medienstation) ist der Typ vordefiniert und kann nicht geändert werden.
Entsch.	Im Feld Entscheid können Sie über den Pfeil im Ausklappmenü den Entscheidstatus des Ausstellungobjekts festlegen, z.B. dass das Objekt in der Ausstellung gezeigt werden kann (Positiv) oder dass es sich bei dem Objekt um eine Leihgabe für die Ausstellung handelt [Positiv (Leih-vertrag)].
Entsch.Datum	Im Feld Entscheidungsdatum können Sie das Datum direkt im Textfeld eingeben. Mit Klick auf die Schaltfläche Heutiges Datum auswählen wird das aktuelle Datum dem Textfeld automatisch hinzugefügt. Über die Schaltfläche Datum auswählen können Sie mit Hilfe eines Kalenders ein Datum auswählen.
Ausstellungsobjekt	Im Feld Ausstellungsobjekt sehen Sie die aktuelle Beschreibung des Objekts. Über die Schaltfläche können Sie das aktuelle Ausstellungsobjekt entfernen. Über die Schaltfläche können Sie das aktuelle Ausstellungsobjekt mit einem neuen Objekt an gleicher Stelle ersetzen. Mit Doppelklick in das Feld gelangen Sie zum Objekteintrag im Modul Sammlung.
Bereich	Das Feld Bereich zeigt den genauen Ort des Elements in der Ausstellungsstruktur an. Mit Doppelklick in das Feld öffnet sich das Fenster Zoom-Ansicht, indem Sie den Text editieren können.
Vers.Wert	Im Feld Versicherungswert können Sie den Versicherungswert des Objekts direkt im Feld eintragen und über den Pfeil im Ausklappmenü die Währung festlegen. Zusätzlich dazu können Sie über die Schaltfläche aus den Versicherungswerten wählen, die für dieses Objekt, falls vorhanden, im Modul Sammlung hinterlegt sind. Über die Schaltfläche können Sie die aktuelle Währung entfernen.
Leihgebühr	Im Feld Leihgebühr können Sie die Leihgebühr für das Objekt direkt eingeben. Über den Pfeil können Sie im Ausklappmenü die Währung festlegen. Über die Schaltfläche können Sie die aktuelle Währung entfernen.
Vers.Deck. Von	Im Feld Versicherungsdeckung Von können Sie den Beginn der Versicherungsdeckung für das Objekt direkt im Textfeld eingeben. Mit Klick auf die Schaltfläche Heutiges Datum auswählen wird das aktuelle Datum dem Textfeld automatisch hinzugefügt. Über die Schaltfläche Datum auswählen können Sie mit Hilfe eines Kalenders ein Datum auswählen.
Vers.Deck. Bis	Im Feld Versicherungsdeckung Bis können Sie das Ende der Versicherungsdeckung für das Objekt direkt im Textfeld eingeben. Mit Klick auf die Schaltfläche Heutiges Datum auswählen wird das aktuelle Datum dem Textfeld automatisch hinzugefügt. Über die Schaltfläche Datum auswählen können Sie mit Hilfe eines Kalenders ein Datum auswählen.
Katalog Nr.	Im Feld Katalog Nr. können Sie, falls vorhanden, die Nummer des Objektes im Ausstellungskatalog vermerken.
Raum	Im Feld Raum können Sie z.B. den Ausstellungsraum, indem sich das Objekt befindet, angeben.

Rechts neben dem Register Grunddaten finden Sie weitere Register, die über Text- und Symboltabs aufgerufen werden können. Die Feldbelegung der Register Bedingungen und ggf. Zusatzdaten 1 bis Zusatzdaten 4 kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional individuell definiert werden.

Darüber hinaus stehen über Symboltabs folgende Register mit weiteren Funktionen zur Verfügung:

Symbol	Funktionen
Kosten	Über die Schaltfläche können Sie beliebig viele Einträge zu den Kosten des Objekts hinzufügen. Über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen können Sie einen neuen Eintrag hinzufügen. Im Eintrag können Sie u.a. den Kostentyp (z.B. Transport, Rahmung, Verpackung), die Rechnungsnummer und den Betrag (Wert) angeben.
Guide-Informationen	Über die Schaltfläche können Sie, insofern ein Ausstellungs-Guide (z.B. Audioguide) vorhanden ist, die Nummer des Objekts für den Guide hinterlegen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, das Objekt als ein Highlight zu kennzeichnen. Dazu müssen Sie den Haken im Feld In Highlights zeigen setzen.
Texte	Über die Schaltfläche können Sie beliebig viele Texte zum Objekt (z.B. Ausstellungstexte) hinzufügen und editieren. Wie Sie Texte hier und an anderen Stellen im Modul Ausstellung verwalten können, erfahren Sie im Abschnitt Ausstellungstexte verwalten dieses Tutorials.
Bildvorschau	Über die Schaltfläche können Sie sich das Objektbild, das im Modul Sammlung hinterlegt wurde, anzeigen lassen.
Umschaltung Liste/Detailansicht	Über die Schaltfläche können Sie zwischen zwei An-sichten wechseln. Die standardmäßige Einstellung ist die Detailansicht () zum ausgewählten Objekt. Über den Pfeil im Ausklappmenü oder mit Klick auf die Schaltfläche können Sie zur Listenansicht wechseln, die alle Objekte innerhalb der Sektion anzeigt.

Die Informationen eines Mediums können Sie bearbeiten, indem Sie in der Ausstellungsstruktur das entsprechende Medienelement, das mit dem Symbol gekennzeichnet ist, auswählen. Mit Klick auf das Element wird der zugehörige Formularbereich rechts neben der Ausstellungsstruktur geöffnet. Standardmäßig öffnet sich dieser mit dem Register Grunddaten. Welche Funktionen Ihnen generell zum Einbinden und Bearbeiten von Medien in BeeCollect Professional zur Verfügung stehen, können Sie im Tutorial Medien bearbeiten nachlesen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Felder:

Feldname	Funktionen
Typ	Je nachdem, um welchen Typ Eintrag es sich bei der aktuellen Auswahl handelt, können Sie im Feld Typ über den Pfeil im Ausklappmenü den Typ des Eintrags spezifizieren. Beim Typ Medium können Sie z.B. zwischen Audio, Bild, Video oder Webseite wählen. Die verschiedenen Typen können im administrativen Bereich von BeeCollect Professional definiert werden.
Pfad/Adresse	Über die Schaltfläche können Sie den Speicherort des Mediums hinterlegen.
Titel	In diesem Feld können Sie einen Titel direkt eingeben. Im Bereich Medium kann das Textfeld z.B. für die Eingabe eines Namens genutzt werden. Der Titel ist in der Ausstellungsstruktur für die Benutzer*innen sichtbar.

Wenn Sie direkt auf die erste Ebene Ausstellungsstruktur klicken, werden Ihnen rechts neben der Ausstellungsstruktur alle Ausstellungsobjekte in Form einer Liste angezeigt.

In der horizontalen Leiste, über dem Übersichtsfeld, finden Sie Funktionen, die Ihnen zum Sortieren der Ausstellungsobjekte zur Verfügung stehen. Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den einzelnen Funktionen:

Symbol	Funktionen
	Im Sortierfeld können Sie die Ausstellungsobjekte nach bestimmten Kriterien, z.B. der Inventarnummer, suchen. Die Kriterien können Sie über den Pfeil im Ausklappmenü wählen.
	Mit der Schaltfläche können Sie die aktuelle Sortierung auf die standardmäßige Sortierung zurücksetzen. Die Standardsortierung zeigt die Ausstellungsobjekte in fortlaufenden Reihenfolge nach der Zuordnung zur Ausstellungsstruktur. Das Objekt, das der Ausstellungsstruktur zuerst hinzuge-fügt wurde, erscheint in der Tabelle ganz oben; das zuletzt hinzugefügte Objekt ganz unten.
Aufsteigend sortieren	Über die Schaltfläche können Sie die Ausstellungsobjekte nach aufsteigenden Werten sortieren. Bei Zahlen wird der kleinste Wert oben in der Liste angezeigt, der größte Wert findet sich am unteren Ende der Liste. Bei Zeichenfolgen und Buchstaben finden Sie den Buchstaben „A“ am oberen Ende der Liste, den Buchstaben „Z“ und etwaige Sonderzeichen finden Sie am Ende der Liste.
Absteigend sortieren	Über die Schaltfläche können Sie die Ausstellungsobjekte nach absteigenden Werten sortieren. Bei Zahlen wird der größte Wert oben in der Liste angezeigt, der kleinste Wert findet sich am unteren Ende der Liste. Bei Zeichenfolgen und Buchstaben finden Sie den Buchstaben „Z“ und etwaige Sonderzeichen am oberen Ende der Liste, den Buchstaben „A“ finden Sie am Ende der Liste.
Ansicht	Über die Schaltfläche können Sie die Ansicht der Ausstellungsobjekte verändern. Über den Pfeil oder mit Klick auf das Icon der aktuellen Ansicht links neben dem Pfeil, können Sie im Aufklappmenü zwischen einer Listenansicht (), einer Ansicht mit Bild und Details () und einer Bildansicht () wählen.

In der vertikalen Leiste, rechts neben dem Übersichtsfeld, finden Sie Funktionen, die Ihnen zum Bearbeiten der Ausstellungsobjekte zur Verfügung stehen. Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den einzelnen Funktionen:

Symbol	Funktionen
Objekte verknüpfen	Über die Schaltfläche können Sie Objekte in der BeeCollect Datenbank suchen und der Ausstellungsstruktur hinzufügen. Durch Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten das gewünschte Objekt im Modul Sammlung (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen . Beachten Sie, dass an dieser Stelle nur solche Objekte hinzugefügt werden können, die im Modul Sammlung erfasst sind. Für die Zuordnung von Objekten, die nicht im Modul Sammlung erfasst sind, besteht über die Schaltfläche Eintrag hinzufügen (Siehe unten) die Möglichkeit, Platzhalterobjekte zu integrieren.
Eintrag hinzufügen	Über die Schaltfläche können verschiedene Elemente zur Ausstellungsstruktur hinzugefügt werden. Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung: Objekt: Wählen Sie den Typ Objekt, um der Ausstellungsstruktur ein Objekt hinzuzufügen, das nicht im Modul Sammlung erfasst ist. Ein Platzhalterobjekt kann später durch eine Verknüpfung zu einem Sammlungsobjekt ersetzt werden. Navigator: Wählen Sie den Typ Navigator, um innerhalb der Ausstellung einen Orientierungspunkt zu kennzeichnen. Medienstation: Wählen Sie den Typ Medienstation, um der Ausstellungsstruktur eine Medienstation hinzuzufügen. Sektion: Wählen Sie den Typ Sektion, um der Ausstellungsstruktur eine neue Gliederungsebene hinzuzufügen. Medium: Wählen Sie den Typ Medium, um der Ausstellungsstruktur ein neues Medium, z.B. ein Video, hinzuzufügen. Die verschiedenen Eintrags-Typen sind mit Icons versehen, die in der Ausstellungsstruktur erscheinen, nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt und Ihre Änderungen gespeichert haben.
Eintrag löschen	Über die Schaltfläche können Sie das ausgewählten Objekt aus der Liste und aus der Ausstellungsstruktur entfernen.
Objekte in der Ausstellung suchen	Über die Schaltfläche können Sie Objekte in Ihrer Ausstellungsstruktur suchen. Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen, indem Sie ein bestimmtes Objekt suchen können. Nachdem Sie das gesuchten Objekt ausgewählt habe, wird Ihnen das Objekt mit den hinterlegten Informationen im Übersichtsfeld und in der Ausstellungstruktur angezeigt.

Ausstellungstexte können im Modul Ausstellung auf verschiedenen Ebenen verwaltet werden - auf der Ebene der gesamten Ausstellung, auf der Ebene einer Sektion oder auf der Ebene eines Objektes. Die Herangehensweise und die Funktionen zum Erstellen und Verwalten von Texten ist dabei immer gleich. Den Text-Editor finden Sie über die Schaltfläche Texte. Den Text-Editor auf der Ebene der Ausstellung finden Sie über die Schaltfläche rechts in der blauen Leiste unter den Stammdaten. Um den Text-Editor auf der Ebene der Sektionen zu öffnen, klicken Sie auf die gewünschte Sektion in der Ausstellungsstruktur. Die Schaltfläche finden Sie in der grauen Leiste auf der rechten Seite des Übersichtsfeldes. Um den Text-Editor auf der Ebene der einzelnen Elemente zu öffnen, klicken Sie auf das gewünschte Element (z.B. Objekt) in der Ausstellungsstruktur. Die Schaltfläche finden Sie in der grauen Leiste auf der rechten Seite des Übersichtsfeldes. Einen neuen Text fügen Sie über die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen hinzu. Über die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen können Sie den ausgewählten Text löschen. Folgende Funktionen stehen Ihnen für das Bearbeiten von Texten zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Sprache	In diesem Feld können Sie über den Pfeil im Ausklappmenü die Textsprache wählen. Standardmäßig stehen Ihnen die Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung. Im administrativen Bereich von BeeCollect Professional können weitere Sprachen hinzugefügt werden. Mit der Schaltfläche können Sie die aktuelle Sprachauswahl löschen.
Titel	In diesem Feld können Sie den Titel des Textes direkt eingeben.
Untertitel	In diesem Feld können Sie ggf. einen Untertitel für den Text vergeben.
Text (kurz)	In diesem Feld können Sie ggf. einen kurzen Text, z.B. eine Kurzbeschreibung oder Zusammenfassung des Textes eingeben.
Long text (HTML)	In diesem Bereich können Sie einen Text, z.B. einen Ausstellungs- oder Objekttext, verfassen oder einfügen. Zusätzlich können Sie den Text, z.B. die Schriftart, -farbe und -größe, editieren.