Medien erstellen

Im Modul Medien von BeeCollect Professional können Sie Medien erstellen und verwalten. Um das Modul Medien zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Menü von BeeCollect Professional über die Schaltfläche Menü in der Symbolleiste am rechten oberen Rand des Programmfensters.
2. Wählen Sie das Modul Medien im Bereich Medien-Verwaltung mit einem Doppelklick aus.

Wie in allen anderen Modulen öffnet sich nach dem Start eine leere Datenmaske. Damit Sie mit dem Modul arbeiten können, müssen Sie einen bereits vorhandenen Datensatz öffnen oder einen neuen Datensatz anlegen.

Um ein neues Medium anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie über die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen einen neuen Datensatz.
2. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ja.

Nachdem Sie Ihre Auswahl mit Ja bestätigt haben, öffnet sich ein neuer Datensatz. Den Datensatz können Sie nun bearbeiten. Nachfolgend werden Ihnen die wichtigsten Felder und Funktionen des Moduls Medien beschrieben.

Im oberen Bereich des Hautformulars des Moduls Medien werden Ihnen die Ergebnisse Ihrer Suche in Listenform angezeigt. Wie Sie eine Suche durchführen, erfahren Sie im Abschnitt Datensätze suchen der BeeCollect Professional Grundlagen.

Mit den Suchergebnissen können Sie folgende Bearbeitungen vornehmen:

Icon	Funktionen
Ansicht	Über die Schaltfläche Ansicht können Sie die Anzeige der Suchergebnisse verändern. Über den Pfeil oder mit Klick auf das Icon der aktuellen Ansicht links neben dem Pfeil, können Sie im Aufklappmenü zwischen einer Listenansicht () und einer Bildansicht () wählen.
Vorschau	Über die Schaltfläche Vorschau können Sie sich, abhängig vom Typ, ein Vorschaubild des Mediums anzeigen lassen.
Exportieren	Über die Schaltfläche Exportieren können Sie Medien exportieren. Welche Felder und Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen, können Sie im Abschnitt Medien exportieren nachlesen.
Einträge kennzeichnen	Über die Schaltfläche Einträge kennzeichnen können Sie dem aktuell ausgewählten Medium Schlagworte zuordnen. Durch Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten das gewünschte Schlagwort (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen.
Stapelverarbeitung	Über die Schaltfläche Stapelverarbeitung können Sie beliebig viele Medien gruppieren, um die Metadaten dieser Mediendateien in BeeCollect Professional zu verändern. Welche Felder und Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen, können Sie im Abschnitt Stapelverarbeitung nutzen nachlesen.
Mehrfachauswahl aktivieren	Damit Sie in der Liste der Suchergebnisse mehrere Einträge markieren können, klicken Sie auf die Schaltfläche . Die Schaltfläche wechselt daraufhin ihre Farbe und wird grün . Sie haben nun die Möglichkeit, mehrere Zeilen in der Ergebnisliste zu markieren. Um die Mehrfachauswahl wieder zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche . Diese wechselt Ihre Farbe nun wieder zu rot.
Alles auswählen	Wenn Sie alle Zeilen eines bestimmten Suchergebnisses markieren möchten, dann können Sie die Schaltfläche nutzen. Sobald Sie auf diese Schalfläche klicken, wird das gesamte Suchergebnis markiert.
Nichts auswählen	Um eine bestehende Markierung wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Unterhalb des Bereichs für die Anzeige der Suchergebnisse finden Sie den Registerbereich mit verschiedenen Registern. Die unterschiedlichen Register können über Text-Tabs oder Icons in der blauen Leiste unter dem Anzeigebereich für die Suchergebnisse aufgerufen werden.

Hier stehen Ihnen folgende Bereiche zur Verfügung:

Name	Funktionen
Grunddaten	Im Register Grunddaten können Sie Informationen zum Medium hinzufügen und bearbeiten. Welche Felder und Funktionen Ihnen dafür zur Verfügung stehen, können Sie im Abschnitt Grunddaten bearbeiten nachlesen.
Details	Im Register Details können Sie ergänzende Informationen zum aktuellen Medium hinterlegen.
Zusatzdaten	Im Register Zusatzdaten stehen Ihnen weitere Eingabefelder, abhängig von dem gewählten Typ, zur Verfügung. Die Feldbelegung der Register kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional individuell definiert werden.
Rechte	Im Register Rechte können Sie detaillierte Angaben zu den mit dem aktuellen Medium verbundenen Rechten machen. Welche Felder und Funktionen Ihnen dafür zur Verfügung stehen, können Sie im Abschnitt Das Register Rechte nutzen nachlesen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt.
Metadaten	Im Register Metadaten werden die eingebetteten Metadaten des aktuellen Mediums aus dem Windows-Datei-System angezeigt.
Schlagworte	Über die Schaltfläche Schlagworte können Sie dem aktuell ausgewählten Medium Schlagworte zuordnen. Durch Klick auf die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten das gewünschte Schlagwort (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen . Über die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen können Sie das aktuell ausgewählte Schlagwort aus der Liste der verknüpften Schlagworte löschen. Sind Einträge vorhanden, ist die Schaltfläche grau hinterlegt.
Medien-Information	Über die Schaltfläche erhalten Sie eine Übersicht ausgewählter Windows-Datei-Informationen, die zum aktuellen Medieneintrag vorhanden sind. Die Windows-Daten werden von BeeCollect Professional automatisch übernommen und angezeigt.
Datei in Cloud / DAMS hochladen	Über die Schaltfläche können Sie das aktuelle Medium in einem Cloudsystem hinterlegen. Beim Medium-Typ Bild wird das Medium in 3 Auflösungen abgelegt.
Datei herunterladen	Über die Schaltfläche können Sie das in einem Cloudsystem hinterlegte Medium herunterladen. Beim Medium-Typ Bild kann das Medium in 3 Auflösungen heruntergeladen werden.
Datei öffnen	Über die Schaltfläche öffnen Sie das Windows-Verzeichnis mit vorausgewählten Mediendatei.
Verknüpfte Medien	Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einem Listenfeld, in dem alle mit dem gleichen Hauptdatensatz verknüpften Medien angezeigt werden.

Im Register Grunddaten können Sie Informationen zum Medium hinzufügen und bearbeiten.

Hier stehen Ihnen folgende Felder und Funktionen zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Typ	In diesem Feld definieren Sie, um welche Art von Medium es sich handelt. Über die Schaltfläche können Sie z.B. festlegen, ob es sich bei dem aktuellen Medium um eine Datei vom Typ Audio oder ein Bild handelt. Über das Feld Typ wird zudem die Feldbelegung des Registers Zusatzdaten gesteuert. Standardmäßig ist der Typ Audio ausgewählt.
Pfad / Adresse	Über die Schaltfläche können Sie den Speicherort des Mediums hinterlegen.
Titel	In diesem Feld können Sie den Titel des Mediums direkt eingeben.
Untertyp	In diesem Feld können Sie den Typ des aktuellen Mediums spezifizieren. Bei dem Typ Bild können Sie über die Schaltfläche z.B. festlegen, dass es sich bei dem Bild um ein Digitalfoto im JPG-Format handelt. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.
Quelle	In diesem Feld können Sie die Quelle des Mediums direkt angeben.
Nr. (Medium)	In diesem Feld können Sie z.B. die Vervielfältigungsnummer, die Referenznummer oder die Auflage des aktuellen Mediums angeben.
Person / Organisation	In diesem Feld können Sie über die Schaltfläche eine Person oder Organisation aus dem Modul Personen / Organisationen hinzufügen. Durch Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten die gewünschte Person oder Organisation (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen.
Adresse	In diesem Feld können Sie über die Schaltfläche eine Adresse aus dem Modul Adressen hinzufügen. Durch Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster Einträge zuordnen. Suchen Sie über die Schaltfläche Suche starten die gewünschte Adresse (Siehe BeeCollect Professional Grundlagen: Datensätze suchen). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Beachten Sie, dass eine direkte Eingabe der Adressdaten nicht möglich ist. Für die Zuordnung einer Adresse muss ein Eintrag im Modul Adressen vorhanden sein.
Kommentar (Medium)	Das Feld Kommentar steht für ergänzende Hinweise zur Verfügung.

Um Mediendateien aus der Liste der Suchergebnisse zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie die zu exportierenden Medien aus. Damit Sie in der Liste der Suchergebnisse mehrere Einträge markieren können, klicken Sie auf die Schaltfläche . Die Schaltfläche wechselt daraufhin ihre Farbe und wird grün . Sie haben nun die Möglichkeit, mehrere Zeilen in der Ergebnisliste zu markieren.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.

Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, öffnet sich das Dialogfenster Export. Hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Destination folder	In diesem Feld können Sie den Zielordner für den Medienexport angeben.
Duplicates handling	In diesem Bereich legen Sie fest, wie beim Export in den Zielordner mit Duplikaten verfahren werden soll. Folgende Optionen stehen hierfür zur Verfügung: Overwrite existing files: Aktivieren Sie diese Option, um festzulegen, dass bereits vorhandene Dateien mit dem gleichen Dateinamen überschrieben werden sollen. Skip existing files: Aktivieren Sie diese Option, um festzulegen, dass Dateien nicht exportiert werden, wenn im Zielordner bereits eine Datei mit dem gleichen Dateinamen vorhanden ist. Add suffix to file name: Aktivieren Sie diese Option, um festzulegen, dass an den Dateinamen der Exportdatei ein Suffix in Gestalt einer laufenden Nummer angehängt wird, falls im Zielordner schon eine Datei mit dem gleichen Dateinamen vorhanden ist.
Actions	In diesem Bereich definieren Sie die gewünschten Aktionen, die im Zusammenhang mit dem Export der Bilddateien durchgeführt werden sollen. Folgende Aktionen stehen Ihnen hierfür zur Auswahl: Resize: Markieren Sie diese Aktion, um die Größe der exportierten Bilddatei im Vergleich zur Originaldatei zu verändern. Setzen Sie im erscheinenden Formular Details den Haken im Kontrollkästchen von Enable resizing. Dadurch werden die Felder zur Anpassung der Pixel- und DPI-Werte im Formular aktiviert. Nutzen Sie die Felder Width and Height, um die Anzahl der Pixel in der Höhe und Breite festzulegen. Nutzen Sie die Felder DPI X und DPI Y, um die DPI-Werte der horizontalen und vertikalen Bildachse einzustellen. Rotate: Markieren Sie diese Aktion, um die Drehung des Bildes zu ermöglichen. Setzen Sie im erscheinenden Formular Details den Haken im Kontrollkästchen von Enable rotating. Dadurch werden die Felder zur Anpassung der Rotationswerte aktiviert. Im Feld Rotate by können Sie angeben, dass das Bild um 90, 180, 270 oder um den in der EXIF-Datei der Bilddatei enthaltenen Neigungswinkel gedreht werden soll. Im Bereich Flip geben Sie an, ob das Bild gespiegelt werden soll. Wenn das Bild nicht gespiegelt werden soll, behalten Sie die Standardoption No flip bei. Wenn Sie hingeben das Bild horizontal oder vertikal spiegeln möchten, aktiveren Sie die Option Flip horizontally bzw. Flip vertically. Change format: Markieren Sie diese Aktion, um eine Änderung des Dateiformats zu ermöglichen. Setzen Sie im erscheinenden Formular Details den Haken im Kontrollkästchen von Enable reformatting. Dadurch werden die Felder zur Anpassung des Bildformats aktiviert. Im Feld Image type können Sie das Zielformat der Exportdatei auswählen. Das Feld Quality ist nur bei der Auswahl des Zielformats JPEG aktiv gesetzt. Hier können Sie die Qualität des Exportbildes auf einer Skala von 1 bis 100 festlegen. Der Wert 100 steht dabei für die höchstmögliche Qualität bzw. keine Kompression. Das Feld Color depth ist nur bei der Auswahl der Zielformate JPEG und TIFF aktiv gesetzt. Hier können Sie auswählen, welche Farbtiefe das Exportbild aufweisen soll. Fill meta items: Markieren Sie diese Aktion, um die in der Datei eingebetteten Metadaten des Bildes zu verändern. Setzen Sie im erscheinenden Formular Details den Haken im Kontrollkästchen vor Enable meta data manipulation. Dadurch werden die Felder zur Anpassung der Metadaten aktiviert. Im Feld Saved mappings können Sie ein bereits gespeichertes Mapping für die Veränderung von Metadaten auswählen. Im Feld Available meta items können Sie auswählen, welche der verfügbaren Metainformationen in der Exportdatei verändert werden sollen. Setzen Sie dazu den Haken im Kontrollfeld vor den gewünschten Informationen und klicken Sie auf die Schaltfläche Add tag to mapping am rechten Rand des Feldes. Die ausgewählten Metadatenkategorien werden nun in das Feld Selected meta items to be copied / replaced übertragen. Hier können Sie für die ausgewählten Metadatenkategorien ein Mapping erstellen. Das Mapping legt fest, wie die ausgewählten Metadatenkategorien verändert werden sollen. Setzen Sie dazu den Haken im Kontrollkästchen vor der gewünschten Metadatenkategorie. Markieren Sie anschließend diese Kategorie und klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld. Im erscheinenden Formular Meta item details können Sie nun festlegen, welche Informationen in die ausgewählte Metadatenkategorie übertragen werden sollen. Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verfügung: Free Text: Aktivieren Sie diese Option, um einen frei definierbaren Text zu hinterlegen. Diesen Text können Sie direkt in das nebenstehende Feld eintragen. Multimedia field: Aktivieren Sie diese Option, um im nebenstehenden Feld ein Quellfeld aus dem Modul Medien von BeeCollect Professional auszuwählen. Calculated value: Aktivieren Sie diese Option, um im nebenstehenden Feld eine Quellinformation aus dem Windows-Dateisystem zu wählen. Prefer value from original file: Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor dieser Option, um festzulegen, dass ein in der Datei zu der ausgewählten Metadatenbankkategorie bereits vorhandener Wert nicht überschrieben werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten rechts im Formular Meta item details, um die Angaben zu speichern und zum übergeordneten Formular Selected meta items to be copied / replaced zurückzukehren. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten rechts im Formular Meta item details, um das Formular zu schließen, ohne die dort gemachten Angaben zu speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld Saved mappings, um die im Feld Selected meta items to be copied / replaced hinterlegten Angaben zur späteren Verwendung zu speichern. Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Formular Save mapping. Hier können Sie einen Namen für das erstellte Metadaten-Mapping angeben. Mit Klick auf die Schaltfläche unten rechts speichern Sie Ihre Eingabe und gelangen zurück zum Formular Selected meta items to be copied / replaced. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten rechts im Formular Save mapping, um das Formular zu schließen, ohne die dort gemachten Angaben zu speichern. Sie haben auch die Möglichkeit, die im Feld Selected meta items to be copied / replaced bereitgestellten Metadatenkategorien zu entfernen. Setzen Sie dazu den Haken im Kontrollkästchen vor der gewünschten Kategorie und klicken Sie auf die Schaltfläche unten rechts neben dem Feld.

Um den Export mit den ausgewählten und konfigurierten Aktionen durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK unten rechts im Dialogfenster Export. Die ausgewählten Mediendateien werden nun in den angegebenen Zielordner exportiert.

Über die Schaltfläche Stapelverarbeitung können Sie beliebig viele Medien gruppieren, um die Metadaten dieser Mediendateien in BeeCollect Professional zu verändern.

1. Wählen Sie die zu exportierenden Medien aus. Damit Sie in der Liste der Suchergebnisse mehrere Einträge markieren können, klicken Sie auf die Schaltfläche . Die Schaltfläche wechselt daraufhin ihre Farbe und wird grün . Sie haben nun die Möglichkeit, mehrere Zeilen in der Ergebnisliste zu markieren.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Stapelverarbeitung.
3. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfenster Stapelverarbeitung auf die Schaltfläche Neuen Eintrag hinzufügen neben dem Feld Aktionen. Dadurch werden die Felder zur Anpassung der Multimedia-Daten aktiviert. Folgende Felder und Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Aktionstyp	Wählen Sie in diesem Feld den Eintrag Multimedia-Feld bearbeiten aus.
Zielfeld	Wählen Sie über die Schaltfläche das BeeCollect-Feld aus, das geändert werden soll.
Wert	Tragen Sie in diesem Feld den Zielwert ein, der in das ausgewählte BeeCollect-Feld übertragen werden soll.

Legen Sie in den Optionsfeldern unterhalb des Feldes Wert fest, wie mit bereits vorhandenen Inhalten in den ausgewählten BeeCollect Professional-Feldern verfahren werden soll. Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Bestätigen Sie Ihre Feld-Auswahl mit OK. Die vorgenommene Feld-Zuordnung wird nun in das Listenfeld im linken Bereich des Dialogfensters Stapelverarbeitung übertragen.

Ordnen Sie bei Bedarf weitere Felder zu.

Um ggf. eine Feldzuordnung wieder zu entfernen, markieren Sie diese im Listenfeld und klicken Sie auf die Schaltfläche Gewählten Eintrag löschen rechts neben dem Listenfeld. Um hingegen eine bereits vorgenommene Zuordnung noch einmal zu verändern, markieren Sie diese und klicken Sie auf die Schaltfläche Gewählten Eintrag bearbeiten.

Bestätigen Sie die vorgenommene Auswahl aller Feld-Aktionen abschließend mit OK.

Die definierten Metadatenänderungen werden nun für alle ausgewählten Mediendateien im Modul Medien von BeeCollect Professional durchgeführt.

Im Register Rechte können Sie die mit dem aktuellen Medium verbundenen Rechtssachverhalte hinterlegen.

Folgende Felder und Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Feldname	Funktionen
Art	In diesem Feld definieren Sie, um welche Art von Recht es sich handelt. Über die Schaltfläche können Sie z.B. festlegen, ob es sich bei dem aktuellen Recht um ein Copyright oder ein Reprorecht handelt. Es bietet sich an, die standardisierte Eingabe verschiedener Optionen durch eine geeignete Wortliste zu unterstützen. Die Liste kann im administrativen Bereich von BeeCollect Professional angepasst werden.
Inhaber	In diesem Textfeld können Sie den Namen der Rechteinhaberin oder des Rechteinhabers angeben.
Adressbezug	In diesem Feld können Sie die im Modul Adressen hinterlegten Adressdaten der Rechteinhaberin oder des Rechteinhabers zuordnen. Einen Eintrag aus dem Modul Adressen ordnen Sie über die Schaltfläche Einträge zuordnen rechts neben dem Datenfeld zu. Suchen Sie im Dialogfenster über die Schaltfläche Suche starten eine Adresse. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Befehl Zuordnen. Über die Schaltfläche können Sie die aktuell zugeordnete Adresse entfernen. Beachten Sie, dass eine direkte Eingabe der Adressdaten nicht möglich ist. Für die Zuordnung einer Adresse muss ein Eintrag im Modul Adressen vorhanden sein.
Datum von / Datum bis	In diesen Feldern können Sie den Zeitraum der Rechtsdauer direkt eingeben. Zusätzlich zur direkten Texteingabe können Sie die Schaltflächen rechts neben den Textfeldern zur Bestimmung der Rechtsdauer nutzen. Mit Klick auf die Schaltfläche Heutiges Datum auswählen wird das aktuelle Datum dem Textfeld automatisch hinzugefügt. Über die Schaltfläche Datum auswählen können Sie mit Hilfe eines Kalenders ein Datum wählen.
Jahr von / Jahr bis	In diesen Feldern können Sie das Jahr bzw. den Zeitraum der Rechtsdauer direkt eingeben.
Nennung	In diesem Feld können Sie eine Formulierung für den Hinweis auf die Rechteinhaberin bzw. den Rechteinhaber hinterlegen.
Umfang	In diesem Feld können Sie den Rechteumfang angeben.
Bemerkung	Das Feld Bemerkung steht für ergänzende Hinweise zur Verfügung.