Das Modul Berichte ermöglicht den Abruf von Informationen, die in BeeCollect Professional hinterlegt und verwaltet werden. Es können Informationen aus verschiedenen Modulen kombiniert abgefragt werden, sowie das Erscheinungsbild des Berichts vor der Ausgabe/Druck aufbereitet werden.

START: Das Modul „Berichte“ öffnen und über das Symbol „+“ eine neue Vorlage erzeugen.

• NAME

Hier wird der Name eingetragen unter welchem der Bericht später im passenden Modul ausgegeben werden kann.

• MODUL

In diesem Feld wird das Modul bestimmt, aus welchem der Bericht im Anschluss ausgegeben werden soll.
Mit einem Klick auf das weiterführende Symbol rechts neben dem Eingabefeld öffnet sich ein Pop-Up. In diesem wird das passende Modul dem Bericht zugeteilt. Wird die Suche ohne Eingabe von Suchkriterien durchgeführt, werden im Suchergebnis alle zur Verfügung stehende Module angezeigt und es kann das passende Modul aus der Ergebnisliste ausgewählt werden.

HINWEIS: Wichtig ist es an dieser Stelle, sich vor Augen zu führen, aus welchem Modul heraus der Bericht generiert werden soll:
z.B.: für Objektinfos ⇒ „Sammlung“; Ausstellungsinformationen ⇒ „Ausstellung“; Leihverträge ⇒ „Leihvertrag“; Zustandsprotokoll ⇒ „Restaurierung“; etc.

• FORMAT

Es wird das Format bestimmt, in dem der Bericht ausgegeben werden soll:
Microsoft Excel (xlsx) oder Microsoft Word (docx).

• ABFRAGE-TYP

Mit dem „Abfrage Typ“ wird die Anzahl und Art der Datenfelder bestimmt, die in den Bericht eingebunden wird.
Ein Drop-Down Menü ermöglicht die Auswahl zwischen:

- Fest implementierte Abfrage (kleiner Datenumfang)
- Fest implementierte Abfrage (mittlerer Datenumfang)
- Fest implementierte Abfrage (großer Datenumfang)
- Benutzerdefinierte Abfrage
- Kundenspezifische Abfrage

HINWEIS: Mit der Auswahl „Fest implementierte Abfrage (kleiner Datenumfang)“ und „Fest implementierte Abfrage (mittlerer Datenumfang)„kann nur ein Teil der Felder aus der Datenbank abgefragt werden. Je nach gewähltem Umfang sind die möglich abzufragenden Datenfelder unter dem Reiter „Datenfelder“ einzusehen. Mit der Auswahl „Fest implementierte Abfrage (großer Datenumfang)“, stehen alle Datenfelder für die Abfrage zur Verfügung. Diese Wahl/Voreinstellung ist empfehlenswert.
Die Eistellungen „Benutzerdefinierte Abfrage“ sowie „Kundenspezifische Abfrage“ können nur genutzt werden, wenn diese eigens durch den Nutzer zuvor definiert wurden.

• VORLAGE-TYP

Der Vorlagentyp bestimmt das Format, in dem der Bericht erscheinen soll. Ist für die Vorlage des Berichtes das Format „Microsoft Excel (xlsx)“ gewählt, steht an dieser Stelle nur der Vorlagentyp „Tabelle“ zur Auswahl.
Ist für die Vorlage des Berichts das Format „Microsoft Wolrd (docx)“ gewählt, kann der Vorlagentyp „Seite“, „Tabelle“ oder „Etikett“ gewählt werden.

• Vorlagentyp „Seite“

Mit dem Vorlagentyp „Seite“ wird in der Formatvorlage ein Word (docx) Dokument geöffnet. Es können die abzufragenden „original Feldnamen“ direkt eingepflegt werden, aber auch Tabellen in die Word-Vorlage integriert werden (z.B. um die abgefragten Informationen des Berichts einfacher zu strukturieren).

• Vorlagentyp „Tabelle“

Die Formatvorlage ermöglicht es, die abzufragende Werte mit Hilfe von Tabellen einzupflegen.

• Vorlagentyp Etikett

Diese Formatvorlage gibt die Möglichkeiten Informationen in Form von Etiketten auszugeben. Diese werden in einer Tabellenstruktur eingebunden.

• DOKUMENTVORLAGE ( Inhalt fehlt noch)

• GRUPPE

Im Feld „Gruppe“ ´werden Benutzer-/ Benutzergruppen bestimmt, die auf den Bericht zugreifen können. Dies ist allerdings nur möglich, wenn Benutzer bzw. Benutzergruppen bereits im Modul „Benutzer“ bzw. „Benutzergruppen“ angelegt wurden. Erst dann können sie an dieser Stelle ausgewählt und eingebunden werden.

• Öffentlicher Bericht

Wird im freien Kästchen ein Hacken gesetzt (☑), ist der Bericht für alle Nutzer einzusehen und veränderbar. Wird kein Hacken gesetzt, ist der Bericht nur für den einzelnen Benutzter sichtbar.

• Aktiv

Wird kein Hacken gesetzt, wird der Bericht bei der Berichtsausgabe nicht in dem entsprechenden Modul zur Auswahl stehen. Erst mit dem setzten des Hackens (☑), kann der Bericht über das passende Modul ausgegeben werden.

• Bemerkungen

Freies Kommentarfeld, in dem z.B. festgehalten werden kann ob die Bearbeitung des Berichts bereits abgeschlossen ist oder ähnliches.

• STATISCHE FUNKTION

Eine statische Funktion ist ein Bausteine, der in allen Modulen auf die gleiche Art und Weise in den Bericht eingebunden wird. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Information wird das Datenfeld kopiert und kann dann über „Strg + V“ in die Berichtsvorlage integriert werden.
Informationen wie das aktuelle Datum/Uhrzeit, Name des angemeldeten Nutzers oder die Abteilung sind hier hinterlegt.

• DYNAMISCHE FUNKTION

Mit dynamischen Funktionen können Vorschaubilder,Adressangaben, Barcodes oder Gefahrenstoff-Symbole in den Bericht eingefügt werden. Auch finden sich an dieser Stelle die Felder „Summe“, „Anzahl“, und „Zahl in Worten“. Sie werden genutzt, um die Gesamtversicherungssumme einer Ausstellung oder die Anzahl der Objekte, die in einem Bericht abgefragt werden, zu berechnen. Während bei statischen Funktionen, die notwendige Form für den Bericht einfach aus dem Programm übernommen werden kann, muss der Nutzer bei dynamischen Funktionen Parameter anpassen. Wie bei der Einbindung von statischen Funktionen wird durch ein Doppelklick die auszuführende Funktion kopiert und über „Strg + V“ in die Berichtsvorlage eingefügt.

Beispiel: Vorschaubild

Beispiel: Adressetikett

Beispiel: Kommunikationsangaben (Telefon, E-Mail, Web)

Beispiel: Summe

Beispiel: Anzahl

Beispiel: Zahl in Worten

Beispiel: Barcode/QR-Code

Beispiel: Adress-Information

• STEUERFELDER

Für die Abfrage von Datenfeldern über die Berichtsfunktion ist es unerlässlich, in der Formatvorlage die Bereiche zu definieren, bei denen die Informationen in unterschiedlichen Modulen hinterlegt ist.